Integritetspolicy för kund- och marknadsföringsinformation

Denna integritetspolicy inkluderar den information som krävs av EU:s dataskyddsförordning om behandlingsaktiviteter (hädanefter "sekretesspolicy"). Holiday Club Resorts Oy följer dataskyddsförordningen och den finska lagen om integritetspolicy (1050/2018) i sin behandling av personuppgifter.

Holiday Club Resorts Oy kan då och då ändra denna integritetspolicy genom att publicera en ny version av den. Vi rekommenderar att du läser vår integritetspolicy regelbundet.

Beredningsdatum: 17 maj 2018

Uppdaterad: 17 maj 2018

Innehållsförteckning

1 styrenhet  
2 register  
3 Syfte med behandling av personuppgifter och rättslig grund för behandling  
3.1 Kundregistreringar
3.2 Marknadsföringsregister  
3.3 Inspelning av telefonsamtal 
3.4 Kameraövervakning  
3.5 Cookies
3.6 Online former 
4 Uppgifter som finns i registren  
4.1 Aktieägare och aktietransaktioner  
4.2 Hotellgäster, hyrkunder och köpare av andra tjänster  
4.3 Marknadsföring 
4.4 Visa bokningsregistret  
4.5 Företagsservicekunder  
4.6 Företagskunder  
4.7 Kameraövervakning  
4.8 Telefoninspelningar  
4.9 Blanketter
4.10 Cookies  
5 Datakällor 
5.2 Kund som behöver boende 
5.3 Kameraövervakning 
5.4 Cookies  
5.5 Online former och fysiska former 
6 Uppdatering av data  
7 Utlämnande och överföring av data  
8 Lagringsperioder för personuppgifter  
9 Registerskyddsprinciper  
10 En persons rätt att kontrollera personuppgifter som rör honom eller henne 
11 Rättelse och radering av personuppgifter och en registrerads rätt att begära begränsning av behandlingen 12 Rätt att invända mot personuppgifter relaterade till ett särskilt personligt skäl  
12 Rätt att invända mot personuppgifter relaterade till ett särskilt personligt skäl
13 Rätt att förbjuda direkt marknadsföring 
14 Rätt att återkalla lämnat samtycke  
15 En persons rätt till dataportabilitet  
16 Rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet 

 

VÅR WEBBSERVICE

1 styrenhet

Kontroller: Holiday Club Resorts Oy (för egen räkning och för alla koncernbolags räkning, nedan "Holiday Club")
Hitsaajangatan 22
FI-00810 Helsingfors, Finland

Kontakt:
Hitsaajangatan 22
FI-00810 Helsingfors, Finland
tietosuoja@holidayclub.fi

2 register

• Kunden registrerar sig på gäster som efterfrågar boende och hyrestagare av hotell och semesterlägenheter
• Registrerar på timeshare och villaägare och aktietransaktioner
• Marknadsföringsregister
• Registrera dig på visningsbokningar
• Register över fastighetsförvaltning och underhåll
• Ledningen registrerar behandlingsbokningar
• Ledningen registrerar aktivitetsbokningar (inklusive golf)
• Kontosystem
• Semesterbokning och dragningsregister på företagskunder
• B-to-B kunddatabas
• Kameraövervakning – telefoninspelningar
• Blankettregister
• Registrera dig på kunder som lämnat in marknadsföringsförbud

Holiday Club har ett arbetstagarregister utöver ovan nämnda register. Företaget har utarbetat en separat integritetspolicy om det.

Även om registren i detta dokument beskrivs som separata registerenheter, måste det för tydlighetens skull noteras att de utgör en registerenhet som inte alltid kan särskiljas på ett så grovt sätt. Blanketter kan till exempel bli en del av Holiday Clubs marknadsföringsregister. Vi har förberett specifikationen i denna policy så att den skulle vara lättare att läsa och bättre skulle beskriva kanalerna genom vilka vi samlar in information. Man bör också notera att separata förteckningar över personer eller handlingar kan tas ut ur registren, men dessa utgör inte ett separat personregister.

3 Syfte med behandling av personuppgifter och rättslig grund för behandling

3.1 Kundregistreringar

Holiday Club behandlar kunders personuppgifter i flera olika sammanhang. Våra nyckelkundregister är: 1) Ett kundregister som förs i hotellbokningssystemet och 2) Ett register som upprätthålls baserat på transaktioner med tidsdelning och villor.

Utöver dessa register, Holiday Club har även de andra register som anges i avsnitt 2 ovan. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på ett avtalsförhållande, ett skäl som grundar sig på lagen, eller Holiday Clubs berättigade intresse.

Behandlingsunderlaget som grundar sig på lagen avser en aktiebok som förs över aktieägare. Holiday Club fungerar som fastighetsförvaltare för flera villor och timeshare-bolag och av den anledningen för bolaget aktie- och aktiebok för fastighetsbolagens räkning. Aktiebolagslagen och aktiebolagslagen (beroende på vilken lag som tillämpas på bolaget) bestämmer i viss utsträckning behandlingen av dessa uppgifter. Som fastighetsförvaltare, Holiday Club skickar aktieägarmeddelanden från fastighetsbolagen samt kallelser till bolagsstämma och andra liknande handlingar.

Lagen reglerar också hur patientuppgifter ska behandlas och lagras. I samband med olika behandlingar (främst massagetjänster), Holiday Club kan samla in patientuppgifter vars behandling är föreskriven i flera olika lagar och förordningar, enligt beskrivning nedan.

Handläggningen av inkvarteringskort bygger på lagen. Boendebehövande kunder förväntas fylla i ett inkvarteringskort, eftersom ett reseregister ska föras över boendebehovsbehöver (lagen om logi- och livsmedelsverksamhet 6-9 §§).

Holiday Clubs berättigade intresse är baserat på affärsintressen, såsom kvalitetskontroll av tjänster, utveckling av tjänster, mätning av kundnöjdhet, utbildning av anställda och tillhandahållande av tilläggstjänster genom att använda direktmarknadsföring. Det berättigade intresset bygger också på skydd av rättigheter och egendom samt implementering av fysisk säkerhet och informationssäkerhet.

När det gäller kundregister är syftet med behandlingen av personuppgifter att säkerställa att parterna agerar i enlighet med det avtal de har tecknat. Det kan till exempel innebära att en kund får semesterboende, eller annan tjänst eller produkt som förvärvats enligt avtalet, eller att en andel enligt avtalet registreras i kundens ägo. Ändamålet med kundregistren kan också vara en annan affärsfunktion relaterad till tjänster eller aktier, såsom administration och utveckling av affärsverksamheten, förvaltning och utveckling av en kundrelation, eller säkerställande av rättigheter och skyldigheter för Holiday Club och en kund.

Holiday Club behandlar även personuppgifter när företaget sköter felanmälningar och underhåll av boende. Personuppgifter behandlas också i samband med användning av nyckelkort, övervakningskameror och inspelning av telefonsamtal. Företaget kan även behandla personuppgifter i andra liknande sammanhang eller sådana som är kopplade till affärsverksamhet.

De övriga registren som beskrivs nedan kan kopplas till Holiday Clubs kundregister och tillsammans utgör dessa en enhet även om behandlingen av personuppgifter beskrivs genom olika kanaler nedan.

3.2 Marknadsföringsregister

I marknadsföringsinsatser kan behandlingen av personuppgifter ske utifrån antingen Holiday Clubs berättigade intresse eller en kunds giltiga samtycke. När det gäller marknadsföring, Holiday Clubs berättigade intresse kan relateras till affärsintressen, såsom kvalitetskontroll av tjänster, utveckling av tjänster, mätning av kundnöjdhet, utbildning av anställda, tillhandahållande av tilläggstjänster eller direktmarknadsföring.

Elektronisk direktmarknadsföring kräver alltid samtycke som lämnas av kunden och detta inhämtas alltid skriftligt. För elektronisk direktmarknadsföring behövs sådant tillstånd även om kunden är en Holiday Club kund på andra grunder. Samtycke begärs skriftligt och kunden kan när som helst återkalla det om hen så önskar. När det gäller elektronisk direktmarknadsföring begärs samtycke vid beställning av nyhetsbrevet, eller eventuellt vid tidpunkten då en kund övernattar, förvärvar andel, deltar i en marknadsföringstävling på en mässa, annat evenemang eller online, eller i en annan situation som innebär en kontakt mellan Holiday Club och kunden.

Information som finns i kunddatasystem används även för att skicka elektroniska och tryckta brev, kundtidningen, kallelser till aktieägarevenemang (som bolagsstämmor i fastighetsbolag) och liknande bulletiner. Personuppgifter som ingår i kunddatasystem kan även användas, utifrån ett berättigat intresse, för direkt marknadsföring via telefon.

Vi för ett separat register över kunder som lämnat in marknadsföringsförbud. Detta register är nödvändigt, så att kunden i fråga inte överförs från ett annat kundregister tillbaka till exempelvis kundmarknadsföringslistan eller en visningssamtalslista. De övriga registren som beskrivs nedan kan kopplas till Holiday Clubs marknadsföringsregister (främst ärenden som beskrivs i avsnittet "formulär") och tillsammans utgör dessa en enhet även om behandlingen av personuppgifter beskrivs genom olika kanaler nedan.

3.3 Inspelning av telefonsamtal

Telefonsamtal med vår kundtjänst (telefonväxel, kundtjänst, Holiday Club fastighetsförvaltning, Holiday Club servicecenter, telefonkontakter för hotell och eventuella andra telefonkontakter) kan spelas in. Inspelningen av telefonsamtal baseras på Holiday Clubs berättigade intresse. Syftet med att spela in telefonsamtal är att använda samtalen för att förbättra och utveckla kundservicen, i utbildningssyfte och för att säkerställa innehållet i avtal mellan parterna. Telefonsamtal används inte för andra ändamål.

3.4 Kameraövervakning

Holiday Club kan samla in data från kameraövervakning för att säkerställa säkerhet och rättsskydd på och utanför Holiday Clubs lokaler och fastigheter. Vi använder dessa uppgifter för att lösa eventuella brottsliga händelser och förlusthändelser och, om nödvändigt, för att identifiera individer som har rört sig i anläggningarna. Vi informerar personer om kameraövervakning med skyltar i de anläggningar och områden där kameror har placerats.

3.5 Cookies

Vi samlar in IP-adress och cookiedata om kunder när de besöker Holiday ClubÄr online service. Cookiedata är anonymiserade. Insamlingen av cookies baseras på samtycke som kunder ger när de besöker webbplatsen eller på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

Vi kan använda cookies för att rikta in vår annonsering. I nätverk av våra affärspartners kan till exempel besökarna ses reklam för produkter som de har surfat på i vår webbshop.

Holiday ClubÄr online tjänsten kan ha länkar till tredje parts webbplatser som kan samla in personuppgifter. Holiday Club ansvarar inte för nämnda parter eller för eventuell insamling av personuppgifter som utförs av dem. Holiday Club strävar efter att säkerställa att alla affärspartners vars länkar finns tillgängliga i Holiday ClubÄr online tjänsten är pålitliga operatörer. Våra affärspartners kan använda cookies för att rikta sin annonsering.

3.6 Online former

I sitt online service, Holiday Club har flera olika online blanketter vars syfte anges på blanketten i fråga. Vår online formulär inkluderar till exempel:

• Beställningar av elektroniska nyhetsbrev vars behandling baseras på samtycke från kunden.
• Reservationsförfrågningar och förfrågningar om erbjudanden vars handläggning baseras på behandlingen av kundens reservationsförfrågan, det vill säga kundförhållandet
• Blanketter för marknadsföringstävlingar vars handläggning bygger på kundens deltagande i tävlingen och kunden kan samtidigt ge samtycke till marknadsföring. Men i detta sammanhang begärs alltid samtycke specifikt.

4 Uppgifter som finns i registren

4.1 Aktieägare och aktietransaktioner

För aktieägare (villor och timeshareägare) för bolaget ett aktie- och aktieägarregister på uppdrag av fastighetsbolag. Bearbetningen baseras på ett fastighetsförvaltningsavtal som tecknats mellan Holiday Club och fastighetsbolagen. Aktiebolagslagen och aktiebolagslagen (beroende på vilken lag som tillämpas på bolaget) bestämmer vilka uppgifter om en aktieägare som ska finnas i registret. Dessa uppgifter som ska förvaras enligt lagen omfattar bland annat uppgifter om de ägda aktierna, lägenheten, datum för utfärdande av aktiebrevet, aktieägarens namn och adress samt födelsedatum för en fysisk person; för en juridisk person, hemvist, registernummer och det register i vilket den juridiska personen är registrerad, eventuella begränsningar i samband med kontroll och alla andra uppgifter som anges i lagen. Enligt lagen om aktiebolag antecknas mottagaren av en andel i förteckningen när tillräckliga uppgifter om ägandet och intyg om betalning av förmögenhetsöverlåtelseskatt har inhämtats. Holiday Club lagrar information om en aktieägare så länge de äger aktien. Därutöver lagras uppgifter om tidigare ägare i 10 år från den dag då den nya ägaren antecknades i aktieboken (aktiebostadsbolagslagen 2 kap. 14 §).

Utöver ovan nämnda uppgifter utifrån lagen kan även andra nyckeluppgifter samlas in om aktieägare och tidigare ägare av en aktie, men denna behandling baseras på kundförhållandet mellan Holiday Club och aktieägaren. Holiday Club har rätt att lagra sådana uppgifter baserat på aktietransaktioner gjorda mellan Holiday Club och kunden. Holiday Club lagrar köpeväxlar på aktier och dokumentationen relaterad till aktieaffären. Förutom fysiska dokument finns personuppgifter i ledningssystemet för timeshare, villors aktieägare och aktietransaktioner, kontosystem och eventuellt i marknadsföringssystem (en kund kan vara registrerad i flera olika system och registrerar samtidigt). Detaljer som samlas in och lagras kan inkludera en persons namn, födelsedatum, personlig identitetskod, adress, telefonnummer, e-postadress, IP-adress, språk, medborgarskap, valfritt antal liknande detaljer på ett resedokument i fall kunden inte har personbeteckning, medlemsnummer, kundnummer, datum för köp av andel, uppgifter om ägande eller tidigare ägande, nyttjande av ägd lägenhet (uthyrning, personligt bruk, byte eller annat), uppgifter om förmynderskap eller förvaltarskap, kön, yrke, anställning, anställningsförhållandets varaktighet och karaktär, hushållsform och antal familjemedlemmar, information om inkomst och tillgångar, betalningsbeteende och information om fakturabetalning, sanktionsövervakningsinformation, civilstånd, förbud mot att lämna ut uppgifter som anges av en myndighet, uppgifter om köpebrev, uppgifter om hyresförmedling, uppgifter om avtal med en teleoperatör, betalningsuppgifter om hyra och andra avgifter eller försäljningspris relaterat till ett avtal faktiska relationer, information om marknadsföringssegmentering, alla andra kontaktuppgifter (kontaktperson) och andra uppgifter som skickas av kunden.

Om bolaget sluter en finansieringstransaktion med en aktieägare bör kunden notera det Holiday Club fungerar som förmedlare av finansiering men information om kunden lämnas till den bank som erbjuder sådan finansiering. Beträffande denna information agerar banken som personuppgiftsansvarig och uppgifterna lagras i bankens system av Holiday Club. I detta avseende bör kunden också utforska finansieringsbolagets dataskydd.

4.2 Hotellgäster, hyrkunder och köpare av andra tjänster

Uppgifter som samlas in och lagras om kunder inkluderar en persons namn, adress, telefonnummer, e-postadress, medborgarskap, personbeteckning eller födelsedatum om det inte finns någon personbeteckning, fullständiga namn och finska personkoder för resenärens make och maka. minderåriga barn eller födelsedatum om det inte finns några finska personkoder, det land från vilket resenären anländer till Finland, numret på resenärens resedokument, datumen för resenärens ankomst och avresa till inkvarteringsverksamheten, skäl för boende ( fritid, arbete, möte eller annan anledning).

Den enda information som lagras i hotell- och hyreskundernas informationssystem är en persons namn, adress, telefonnummer, e-postadress, boendets plats, boendedatum och andra väsentliga och viktiga detaljer relaterade till boendet (som antalet övernattningar). gäster, eventuella husdjur och särskilda behov).

Uppgifter på det inkvarteringskort som krävs enligt 6-9 §§ lagen om logi- och serveringsverksamhet) samlas in hos kunderna. 6-9 §§ lagen om logi- och matserviceverksamhet innehåller huvudsakliga uppgifter om vilka uppgifter som ska samlas in från resenärer och hur dessa uppgifter ska behandlas. Individers födelsedatum eller personnummer lagras inte i elektroniska system; i stället anges dessa uppgifter endast på en resenärsavisering. Företaget lagrar resenäranmälningar i ett år från boendeperioden och de förvaras i ett låst skåp.

Förutom hotellbokningar, Holiday Club säljer flera andra tjänster som har separata system för användning. För dessa kan företaget samla in en kunds personuppgifter (såsom namn, adress, telefonnummer, e-postadress) utöver tjänstens innehåll. I samband med hotellbokningar och tillhandahållande av andra tjänster kan företaget även begära förälders samtycke för en tjänst som erbjuds en minderårig om detta är nödvändigt av någon anledning, och i detta sammanhang kan företaget samla in uppgifter om ett minderårigt barn separat. Dessa data används dock inte för något annat ändamål än verifiering av sådant tillstånd.

För behandlingsbokningar ska en del av de uppgifter som samlas in på kunder behandlas som hälsoinformation. Dessa inkluderar i synnerhet uppgifter om en förhandsundersökning gjord för massagetjänster, som används för att fastställa en kunds hälsotillstånd och eventuella problem som sådan massage är avsedd att hjälpa till med. Uppgifter om en persons hälsa kan också samlas in för andra behandlingar. Holiday Club behandlar känsliga uppgifter vid insamling av sådan information om en persons hälsotillstånd. Vid behandlingen av sådana uppgifter, Holiday Club följer bestämmelserna i den allmänna dataskyddsförordningen, lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården, lagen om patienternas ställning och rättigheter samt Social- och hälsovårdsministeriets förordning om patienthandlingar , till omfattningen Holiday Club tillhandahåller tjänster som omfattas av nämnda lagar.

4.3 Marknadsföring

Marknadsföringsregistret innehåller grundläggande uppgifter om kunder, inklusive namn, adress, telefonnummer och e-postadress. I sin marknadsföring, Holiday Club kan utnyttja en berikningstjänst, men nämnda personuppgifter som erhållits blir inte en del av Holiday Clubs personuppgiftsregister, som beskrivs nedan i avsnittet 'Utlämnande och överföring av uppgifter'.

För elektronisk marknadsföring samlar vi även in uppgifter om när samtycke till marknadsföring har lämnats.

Holiday Club håller på att utveckla ett CRM-system. När systemet väl fungerar, Holiday Club avser att börja samla in köphistorik och segmenteringsdata och andra liknande detaljer.

4.4 Visa bokningsregistret

Holiday Club har ett register som för uppgifter om personer som har bjudits in till och som har varit på visningar. Uppgifter som lagras inkluderar namn, adress, telefonnummer, e-postadress, visningsdatum, visningslängd, kundtyp, (ny kund eller en som redan äger en aktie), information om huruvida visningen resulterade i en försäljning eller inte, och annat detaljer relaterade till visningsomgången och väsentliga för visningen (som om personen kom eller inte). I registret finns även information om eventuella visningsbokningar som är avbokade.

4.5 Företagsservicekunder

Företagsservicekunder är befintliga kunder som äger semesterlägenheter på en resort eller som alternativt har tecknat avtal om köp av inkvarteringstjänster. Holiday Club tillhandahåller företagskunder boende och lottningstjänst för boendeanvändning och bokningshanteringstjänst. För nämnda kunder innehåller registret information om det företag eller den organisation kunden tillhör, kundnummer, adress, telefonnummer, e-postadress och andra uppgifter som är direkt relaterade till den förvärvade tjänsten eller deltagandet i dragningen.

4.6 Företagskunder

Holiday Club för ett separat B-to-B-kundregister. Registret innehåller uppgifter om Holiday Clubs befintliga och potentiella företagskunder. Registret innehåller grundläggande uppgifter om företaget i fråga och grundläggande uppgifter om dess kontaktperson, såsom namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Systemet kan även innehålla information om vilken typ av samarbete som har gjorts med företaget och vilka typer av tjänster som har erbjudits.

4.7 Kameraövervakning

Kameraövervakningssystemet lagrar videobilder digitalt tagna av en kamera.

Nyckelkortssystem innehåller uppgifter om när personer har promenerat i anläggningarna och vilket kort som har använts (som ett hotellrum), men nämnda nyckelkort är inte kopplade till några personuppgifter, så de utgör inte ett personregister.

4.8 Telefoninspelningar

Telefoninspelningar lagrar automatiskt innehållet i telefonsamtal. Samtal spelas in som ljudfiler. Uppgifter som registrerats för telefoner inkluderar tidpunkten för telefonsamtalet, kundtjänstrepresentanten som svarade i telefonen, numret till vilket samtalet gjordes och telefonnumret från vilket samtalet kom.

4.9 Blanketter

Vårt företag använder flera olika online former och några traditionella, fysiska former. Användningen av formuläret anges i formulärets syfte. De nyckelformulär vi använder är till exempel blanketter som används för vidareförsäljningsuppdrag, hyresförmedling, offertförfrågan och olika marknadsföringstävlingar. Blankettens informationsinnehåll varierar beroende på formuläret, men uppgifterna kan innehålla till exempel namn, adress, telefonnummer, e-postnummer och information om aktieägd aktie.

4.10 Cookies

Holiday Club använder cookies för att samla in information om hur och när våra tjänster används på vår webbplats. Information som samlas in kan inkludera sidan från vilken en användare flyttade till tjänsten, vilka webbplatser och när användaren har surfat, vilka objekt som klickades på, vilken webbläsare som användes, upplösningen på användarens skärm och operativsystemet och versionen av enheten .

Vi använder cookies och andra liknande tekniker för statistisk övervakning av antalet besökare och för att mäta effekten av annonsering. Vi kan även samla in uppgifter om till exempel våra elektroniska brev och fastställa om ett brev har öppnats och om mottagaren loggat in på en länk eller gått in i webbshoppen. För att förbättra användbarheten av våra webbplatser kan vi göra korttidsundersökningar där vi kan lagra information om en användares musrörelser och klick på en viss sida.

5 Datakällor

5.1 Aktieägare

Den primära datakällan är kunden som avslöjar data när han är i kontakt med Holiday Club på olika sätt. Det mesta av uppgifterna samlas i regel in från den kund som köper en aktie eller bokar ett visningstillfälle. Redan före en aktieaffär, Holiday Club kan ha kundinformation som används för att göra en visningsbokning.

Holiday Club kontaktar en kund och bjuder in till en aktievisning genom att använda de olika kundregistren. Kunder inbjuds att dela visningar genom att kontakta dem på telefon eller så kan en kund boka ett visningstillfälle via hemsidan eller per telefon. Dessa uppgifter överförs till visningsbokningsregistret vid bokning av visningstillfälle. Därifrån kan uppgifterna vidare överföras till registret över andelsägare och villor samt aktietransaktioner, om kunden förvärvar en andel.

En kund kan också närvara på en visning efter att ha bokat en ”lär känna semester” från Holiday Club. En lära känna semester inkluderar boende och en visning. När en kund bokar en semester ber företaget kunden om information som lagras i både hotellbokningssystemet och visningsbokningsregistret, varifrån uppgifterna kan användas som aktieägarens uppgifter om personen beslutar sig för att förvärva timeshare.

För aktieägare (villor och timeshare-ägare) för bolaget ett aktie- och aktieägarregister för fastighetsbolagens räkning. Bearbetningen baseras på ett fastighetsförvaltningsavtal som tecknats mellan Holiday Club och fastighetsbolagen. I dessa fall ska aktieägaren med stöd av aktiebolagslagen eller aktiebolagslagen anmäla sitt aktieinnehav utan onödigt dröjsmål, varför aktieägandet kan antecknas i personens namn. Även i sådana fall samlas uppgifter in från personen som regel. I vissa situationer kan den tidigare ägaren av en aktie lämna uppgifter om den nya ägaren till Holiday Club, om den nya aktieägaren inte har registrerat aktieägande i eget namn. Vi kan samla in och uppdatera information om kredit- och betalningsbeteende samt information om sanktionsövervakning från till exempel register som upprätthålls av Suomen Asiakastieto Oy. När det gäller aktietransaktioner verifierar vi en persons kredit- och betalningsbeteende om vi erbjuder en kundfinansiering för en aktietransaktion. Om en kund förvärvar en andel genom en finansieringstjänst förmedlad av Holiday Club, kan finansieringsbolaget ha separata kanaler för insamling och behandling av personuppgifter.

 

5.2 Kund som behöver boende

Holiday Club samlar in uppgifter om hotellgäster vid bokning av boende. Sådan data kan samlas in genom olika reservationskanaler som kan inkludera Holiday Clubs egna kanaler, som t.ex Holiday ClubÄr online service, chatt, telefonservice och e-post. Data kan också lagras i bokningskanalens tjänst, såsom för tjänsteleverantören av chattplattformen, och i tjänsterna hos online tjänsteleverantör. Nämnda tjänsteleverantörer är databehandlare och Holiday Club har tecknat avtal om databehandling med dessa tjänsteleverantörer, för att säkerställa att tjänsteleverantörerna inte missbrukar uppgifterna. Detta har även avtalats med systemleverantören som tillhandahåller hotellbokningssystemet.

Holiday Club kan också ta emot data från en resebyrå eller arrangör (t.ex online boendekanaler och resebyråer). Eftersom Holiday Club är tjänsteleverantör skapas ett avtalsförhållande mellan kunden och Holiday Club. Även i detta avtalsförhållande, Holiday Club, som personuppgiftsansvarig, behandlar personuppgifter på samma sätt som om reservationen gjordes direkt genom Holiday Clubegna kanaler. Kunden bör dock notera att deras uppgifter behandlas, som en oberoende registeransvarig, av alla administratörer av bokningskanalen eller resemäklaren, förutom Holiday Club.

Förutom att boka boende måste kunder som behöver boende fylla i en resenärsanmälan där kunden lämnar viss information.

Om företaget kommer överens med kunden om att räkningen ska betalas med en faktura kan det verifiera och samla in kreditupplysningar på kunden. Fakturering tillämpas i regel endast på företagskunder.

5.3 Kameraövervakning

Kameraövervakningsregistret består av digitala inspelningar som överförs av kameror som Holiday Club har placerat sig på nödvändiga platser. Kameraövervakningsdata lagras automatiskt.

När en kund använder nyckelkort vid boende lagras denna information automatiskt i systemet, men nyckelkortet lagrar inga personuppgifter, så det utgör inte ett personregister.

5.4 Cookies

Holiday Club samlar in IP-adress och cookiedata om sina kunder när de besöker online service. Dessa uppgifter används för riktad marknadsföring och för tillhandahållande av tjänster.

5.5 Online former och fysiska former

Vanligtvis fyller kunderna heller i formulär online eller på pappersblankett. Uppgifter på ett formulär kan också samlas in av en kundtjänstrepresentant för Holiday Club.

6 Uppdatering av data

Som regel uppdaterar vi uppgifter om kunder baserat på meddelanden från kunderna själva. Datakällan för sådana meddelanden kan vara en extern part förutom personen i fråga. Vårt mål är att säkerställa att externa datakällor är tillförlitliga och att all data och information är korrekt. Vi kan uppdatera data baserat på uppgifter som finns i till exempel Befolkningsinformationsregistret. Sådana uppgifter uppdateras inte automatiskt i våra register, så vi hoppas att våra kunder skickar en anmälan om uppdatering av uppgifter till vårt företag, så att uppgifterna i våra kundregister håller sig uppdaterade. Vi kan samla in och uppdatera personuppgifter baserat på information som erhålls från myndigheter och verksamheter som tillhandahåller olika tjänster (som Posten och Aller).

7 Utlämnande och överföring av data

Holiday Club publicerar inte de personuppgifter som den samlar in och följer en sekretessskyldighet avseende personuppgifter, om inte annat krävs enligt lagstiftning eller upprättande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. Aktie- och aktieboken är allmänna handlingar på grundval av lagen om aktiebolag och aktiebolag, så de kan lämnas ut på begäran, eller så kan de finnas tillgängliga för insyn på en viss plats.

Holiday Club överför inte några uppgifter utanför koncernen förutom till avtalspartner som tillhandahåller Holiday Club med en viss tjänst eller supportfunktion. Sådana operatörer kan till exempel vara systemleverantörer, tjänsteleverantörer relaterade till kundrelationshantering, leverantörer av städtjänster, leverantörer av försäljningstjänster, leverantörer av säkerhetstjänster, parter som hanterar inkasso, posttjänster, marknadsföringstjänster, leverantörer av tilläggstjänster , och andra liknande affärspartners. Holiday Club har tecknat dataskyddsavtal med dessa affärspartners. I dataskyddsavtalen ingår en överenskommelse om att dessa parter behandlar personuppgifter på ett säkert sätt och endast för det ändamål som avses i avtalet samt om standarden för informationssäkerhet och hur eventuella personuppgiftsintrång ska rapporteras.

När det gäller kameraövervakning och boendekort kan uppgifter lämnas ut till myndigheterna om de kräver detta Holiday Club. När det gäller utländska gäster levereras resenäranmälan till polisen. Uppgifter i resenärsmeddelanden lämnas till myndigheterna på begäran. En resenäranmälan kan också delvis fyllas i, på basis av information som efterfrågas när en boendebokning görs.

I samband med aktieaffärer brukar parterna komma överens om det Holiday Club lämnar på uppdrag av köparen en anmälan om förmögenhetsöverlåtelseskatt till Skatteverket. I så fall, Holiday Club lämnar ut personuppgifter till Skatteverket med en anmälan om förmögenhetsöverlåtelse.

Data lämnas inte ut eller överförs utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) eller till internationella organisationer. Ett undantag från detta görs när det gäller förvaltningssystemet timeshare och villor aktieägare och aktietransaktioner, eftersom systemet i vilket dessa data hanteras tillhandahålls av en Amerikansk affärspartner och systemets servrar är belägna i USA. Bolaget har tecknat ett avtal enligt EU:s standardavtalsklausuler med nämnda systemleverantör, vilket har använts som underlag för att säkerställa dataskydd och ändamålsenlig behandling av uppgifter. Dessutom, Holiday Club kan lämna ut uppgifter till sina koncernbolag utanför EES, men i sådana fall tecknas åtaganden enligt EU:s standardavtalsklausuler med koncernbolagen.

Marknadsföring förvärvar en databerikande tjänst från en extern tjänsteleverantör som en tilläggstjänst. Genom denna berikningstjänst kombinerar tjänsteleverantörerna med Holiday Clubs kundinformation personuppgifter som ska användas för att rikta direktmarknadsföringsutskick, till exempel till vissa kundgrupper. Denna tjänst används endast för telefonmarknadsföring och direktutskick. Personuppgifter som används i berikningstjänsten inkluderar till exempel ålder, kön, språk, bostadsområde, hushållsstorlek, fas i livet och utbildning. Dessa ytterligare uppgifter överförs inte som en del av Holiday Clubs eget kundregister, istället finns de kvar som uppgifter i tjänsteleverantörens register. Holiday Club lämnar ut personuppgifter till processorn i syfte att implementera denna berikningstjänst.

8 Lagringsperioder för personuppgifter

Uppgifter som samlas in för marknadsföringsändamål raderas ur registret efter att personen har återkallat sitt samtycke. Personuppgifter lagras i högst ett år om ärendet rör en ej fungerande e-postadress i marknadsföringsregistret.

I aktieägarregistret ska personuppgifter lagras så länge som personen är aktieägare och i 10 år efter det att personen har avstått från aktieägandet. Holiday Club lagrar uppgifter om en gammal aktieägare i högst 11 år.

En persons uppgifter lagras i hotell- och andra tjänstekundsregister i högst fem år från det datum då kunden senast förvärvade tjänster.

Personuppgifter som klassificeras som patientuppgifter lagras under föreskriven tid enligt Social- och hälsovårdsministeriets förordning om patienthandlingar. Som regel innebär detta för Holiday Club att uppgifter lagras i 12 år efter en patients död eller, om det inte finns uppgifter om detta, i 120 år efter patientens födelse. Allt material relaterat till behandlingar är dock inte föremål för lagringstiderna för patienthandlingar och i dessa fall lagras uppgifter i högst fem år från det att tjänsten tillhandahålls.

Uppgifter från kameraövervakning lagras under en period som bedöms nödvändig, om de innehåller uppgifter som är baserade på syftet och ska utredas. Efter att undersökningen har avslutats lagras uppgifterna under den period som krävs för upprättande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. Efter att behovet av att lagra sådant material har upphört raderas uppgifterna inom tre år. I andra fall förstörs uppgifterna regelbundet och lagras inte längre än sex månader från inspelningen.

Data som samlas in med hjälp av cookies lagras i högst tre år, beroende på typen av cookie.

Behandlingstiden för personuppgifter om företagskunder är tre år från utgången av det år då sådana uppgifter senast behövdes för att genomföra en tjänst enligt serviceavtalet vad gäller personen i fråga.

Konton och inkassouppgifter och andra uppgifter som eventuellt klassificeras som bokföringsmaterial, som kan innehålla kunduppgifter, lagras under den föreskrivna tid som bokföringslagen kräver. Till exempel lagras fakturakuponger i sex år från utgången av den aktuella räkenskapsperioden.

Telefoninspelningar lagras i högst en månad från datumet för telefonsamtalet.

Uppgifter i visningsbokningsregistret lagras i högst fem år från det att personen tidigare varit på en visning av en aktie.

Personuppgifter i fastighetsförvaltnings- och underhållsregister lagras i högst 10 år. I B-to-B kunddatabasen lagras personuppgifter i högst fem år från tidpunkten för det tidigare samarbetet med företaget eller från den senaste kontakten mellan parterna.

Data från online blanketter relaterade till en marknadsföringstävling raderas inom sex månader efter tävlingens slut. Men om formuläret i fråga användes för att ge samtycke till direktmarknadsföring eller online marknadsföring lagras information om sådant samtycke enligt ovan gällande samtycke som lämnas. Om uppgifter på blanketten är relaterade till ett uppdrag, lagras uppgifterna i högst fem år från utgången av den redovisningsperiod då tjänsten enligt uppdraget genomfördes (uthyrningstid, återförsäljning).

En aktieägare kan lämna in ett uthyrningsuppdrag antingen genom att använda en blankett som skickas per post, eller ett dokument som finns på hemsidan. Vi lagrar uthyrningsuppdrag i högst sex år från utgången av det år då veckan som lämnats in för uthyrning gick ut. Uppdrag lagras som utskrifter i ett låst utrymme. Hyresuppdrag behandlas även i elektroniska system och behandlas som en del av en aktieägares uppgifter, och på det sätt som beskrivs beträffande uppgifter om en tidsdelningsägare.

Uppgifter på andra formulär lagras så länge det är nödvändigt med hänsyn till deras användningsändamål.

9 Registerskyddsprinciper

Åtkomsträtt till Holiday Clubs register är begränsade till personer som behöver personuppgifter i sitt arbete. Beviljandet av åtkomsträttigheter baseras på specifikationer gjorda av Holiday Club, som bygger på företagets processer. Databaser som används för att lagra data och informationsnät är skyddade av organisatoriska och tekniska åtgärder. Kontroll och skydd av register följer regler som tillämpas inom EU-området.

Vidare har ett dataskyddsavtal tecknats eller avtalats om dataskydd i ett annat dokument med alla avtalspartner som har tillgång till personuppgifter eller till vilka uppgifter överförs. Kontraktsparterna måste upprätthålla en tillräcklig nivå av dataskydd.

Loggar in på Holiday Clubs personregister kräver användning av personliga användarnamn och lösenord. Vi har också skyddat vårt system med tekniska och administrativa medel.

Manuellt material som innehåller personuppgifter lagras alltid i ett låst och kontrollerat utrymme.

10 En persons rätt att kontrollera personuppgifter som rör honom eller henne

Alla har rätt att fråga Holiday Club om företaget behandlar personuppgifter som rör honom eller henne, och vilka dessa personuppgifter är.

Det enklaste sättet att begära uppgifter om dig själv är att fylla i ett informationsformulär i Holiday ClubÄr online service. Blanketten finns på www.holidayclub.fi/tietolomake. En person kan också lämna in en informationsbegäran personligen eller på annat skriftligt sätt om hen så önskar.

Vi levererar inte kameraövervakningsdata eftersom materialet även skulle innehålla personuppgifter om andra individer, och detta skulle kräva en orimlig insats.

Vi levererar inte information om cookies eftersom cookies inte kan länkas automatiskt till en användare, och vi kan inte upprätta dessa uppgifter utan en orimlig ansträngning.

Till omfattningen Holiday Club agerar som registerförare och är inte registeransvarig, Holiday Club lämnar som regel inte uppgifter om en person; istället ska en begäran lämnas till den registeransvarige. Det avser till exempel kundfinansiering som förvärvats från ett finansieringsbolag.

Vi kommer att lämna ett svar på en informationsförfrågan så snart som möjligt, dock senast inom en månad från det att vi mottagit informationsförfrågan.

Vi kommer att leverera informationen antingen per post eller på elektronisk väg, beroende på det begärda leveranssättet. Innan vi levererar informationen strävar vi efter att säkerställa att den person som lämnat in informationsförfrågan är personen i fråga. Om vi ​​har anledning att tvivla på identiteten på den person som skickar in begäran kommer vi att be om ytterligare information.

Om en informationsförfrågan är obefogad eller orimlig (såsom upprepade begäranden om information), kan vi ta ut en rimlig avgift för att uppfylla begäran eller vägra att leverera den begärda informationen.

11 Rättelse och radering av personuppgifter och en registrerads rätt att begära begränsning av behandlingen

Om personuppgifterna innehåller fel kan en person begära att de rättas. Vi kommer att korrigera uppgifterna så snart som möjligt efter att en anmälan om ett fel har lämnats. Uppgifter kan korrigeras utifrån en anmälan som personen lämnat eller om uppgifter om ärendet kommer från annan tillförlitlig källa.

En person är skyldig att informera Holiday Club, utan onödigt dröjsmål, av eventuella fel i deras personuppgifter. En anmälan kan göras till exempel via e-post till: tietosuoja@holidayclub.fi

Var och en har rätt att få personuppgifter som rör dem raderade ur registret (”rätt att bli glömd”) efter lagringstidens utgång, om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka personuppgifterna har samlats in, eller om behandlingen av personuppgifter baseras på samtycke och sådant samtycke dras tillbaka. Uppgifterna kommer också att raderas om behandlingen av personuppgifter är olaglig eller om Holiday Club är skyldig att radera uppgifterna enligt lagen.

En person har rätt att kräva Holiday Club att begära behandling av personuppgifter när:

• Personen väntar på svar på en begäran om rättelse eller radering av uppgifter
• Behandlingen är olaglig och personen motsätter sig radering av personuppgifter och kräver istället att deras användning begränsas
• Holiday Club behöver inte längre nämnda personuppgifter för att behandla personuppgifter, men personen behöver dem för upprättande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk
• Personen har invänt mot behandling av personuppgifter och det fastställs om Holiday Clubs berättigade intresse går före personens ifrågavarande.

Om behandlingen av personuppgifter har begränsats av t.ex. ovannämnda skäl, ska sådana personuppgifter endast behandlas med personens samtycke eller för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda rättigheterna för annan fysisk eller juridisk person eller av skäl av viktigt allmänintresse. Denna begränsning gäller dock inte lagring av personuppgifter

12 Rätt att invända mot personuppgifter relaterade till ett särskilt personligt skäl

På grundval av ett särskilt, personligt skäl har var och en rätt att invända mot behandlingsåtgärder riktade mot personuppgifter med stöd av Holiday Clubs berättigade intresse.

En person kan lämna ett yrkande som anger på vilka grunder sådan behandling invändes. En begäran ska skickas via e-post till: tietosuoja@holidayclub.fi. Holiday Club kan vägra att verkställa en begäran om sådan invändning på grunder som anges i lagen.

13 Rätt att förbjuda direkt marknadsföring

Om personuppgifter används för direktmarknadsföring kan en person när som helst invända mot att uppgifterna används för marknadsföringsändamål. I ett sådant fall kan personuppgifter inte längre behandlas för detta ändamål. Om en kund vill förbjuda direktmarknadsföring är det enklaste sättet att skicka ett förbud via e-post till: tietosuoja@holidayclub.fi

14 Rätt att återkalla lämnat samtycke

Om behandlingen av personuppgifter baseras på lämnat samtycke kan sådant samtycke när som helst återkallas. Återkallande av samtycke påverkar inte lagligheten av behandlingen som utförts före ett sådant återkallande.

15 En persons rätt till dataportabilitet

Var och en har rätt att få de personuppgifter om honom eller henne som har lämnats till Holiday Club och som behandlas baserat på lämnat samtycke eller ett avtal, i ett maskinläsbart format och rätten att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig, där det är tekniskt möjligt.

Om en sådan överföring inte är tekniskt genomförbar eller säker kan kunden, om så önskas, leverera mottagna personuppgifter baserat på verifieringsrätten till en annan personuppgiftsansvarig.