Privacybeleid met betrekking tot klant- en marketinginformatie

Dit privacybeleid bevat de informatie die vereist is door de gegevensbeschermingsverordening van de Europese Unie over verwerkingsactiviteiten (hierna "privacybeleid"). Holiday Club Resorts Oy houdt zich bij de verwerking van persoonlijke informatie aan de regelgeving voor gegevensbescherming en de Finse wet op het privacybeleid (1050/2018).

Holiday Club Resorts Oy kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen door er een nieuwe versie van te publiceren. We raden u aan om regelmatig ons privacybeleid te lezen.

Datum van voorbereiding: 17 mei 2018

Bijgewerkt: 17 mei 2018

Inhoudsopgave

1 regelaar  
2 registers  
3 Doel van de verwerking van persoonsgegevens en rechtsgrond voor de verwerking  
3.1 Klantregistraties
3.2 Marketingregisters  
3.3 Opnemen van telefoongesprekken 
3.4 Cameratoezicht  
3.5 Cookies
3.6 Online formulieren 
4 Informatie in de registers  
4.1 Aandeelhouders en aandelentransacties  
4.2 Hotelgasten, verhuurklanten en kopers van andere diensten  
4.3 Marketing 
4.4 Reserveringsregister bekijken  
4.5 Zakelijke serviceklanten  
4.6 Zakelijke klanten  
4.7 Cameratoezicht  
4.8 Telefoonopnames  
4.9 Formulieren
4.10 Cookies  
5 Gegevensbronnen 
5.2 Klant die accommodatie nodig heeft 
5.3 Cameratoezicht 
5.4 Cookies  
5.5 Online vormen en fysieke vormen 
6 Updaten van gegevens  
7 Openbaarmaking en overdracht van gegevens  
8 Bewaartermijnen persoonsgegevens  
9 Principes voor registerbescherming  
10 Het recht van een persoon om persoonlijke gegevens die op hem of haar betrekking hebben te verifiëren 
11 Rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens, en het recht van een betrokkene om beperking van de verwerking te verzoeken 12 Recht om bezwaar te maken tegen persoonsgegevens met betrekking tot een bepaalde, persoonlijke reden  
12 Recht om bezwaar te maken tegen persoonsgegevens met betrekking tot een bepaalde, persoonlijke reden
13 Recht om direct marketing te verbieden 
14 Recht om gegeven toestemming in te trekken  
15 Recht van een persoon op gegevensoverdraagbaarheid  
16 Recht om een ​​klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit 

 

ONZE WEBSERVICE

1 regelaar

controller: Holiday Club Resorts Oy (voor eigen rekening en namens alle groepsmaatschappijen, hierna “Holiday Club")
Hitsaajankatu 22
FI-00810 Helsinki, Finland

Contact:
Hitsaajankatu 22
FI-00810 Helsinki, Finland
tietosuoja@holidayclub.fi

2 registers

• Klantregistraties van gasten die accommodatie nodig hebben en huurders van hotels en vakantiewoningen
• Registers van timeshare- en villa-eigenaren en aandelentransacties
• Marketingregisters
• Registreer op het bekijken van reserveringen
• Registers voor beheer en onderhoud van onroerend goed
• Management registers op boekingen van behandelingen
• Managementregisters op boekingen van activiteiten (inclusief golf)
• Accountsystemen
• Vakantie boeken en registers trekken op zakelijke klanten
• B-to-B klantendatabase
• Cameratoezicht – telefoonopnames
• Formulierenregisters
• Registreer op klanten die een marketingverbod hebben ingediend

Holiday Club heeft naast bovengenoemde registers een medewerkersregister. Het bedrijf heeft hierover een apart privacybeleid opgesteld.

Hoewel de registers in dit document als afzonderlijke registerentiteiten worden beschreven, dient ter wille van de duidelijkheid te worden opgemerkt dat zij een registerentiteit vormen die niet altijd op zo'n grove manier van elkaar te onderscheiden is. Formulieren kunnen bijvoorbeeld onderdeel worden van Holiday Clubhet handelsregister. We hebben de specificatie in dit beleid opgesteld, zodat het gemakkelijker te lezen is en een betere beschrijving geeft van de kanalen waarmee we informatie verzamelen. Ook moet worden opgemerkt dat uit de registers aparte lijsten van personen of documenten kunnen worden gehaald, maar dat deze geen apart personenregister vormen.

3 Doel van de verwerking van persoonsgegevens en rechtsgrond voor de verwerking

3.1 Klantregistraties

Holiday Club verwerkt persoonsgegevens van klanten in verschillende contexten. Onze belangrijkste klantenregisters zijn: 1) een klantenregister dat wordt bijgehouden in het hotelreserveringssysteem, en 2) een register dat wordt bijgehouden op basis van timesharing- en villaaandelentransacties

Naast deze registers Holiday Club heeft ook de andere registers vermeld in sectie 2 hierboven. De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op een contractuele relatie, een reden op grond van de wet, of Holiday Club's gerechtvaardigd belang.

De verwerkingsgrondslag op basis van de wet betreft een bijgehouden aandelenregister van aandeelhouders. Holiday Club treedt op als vastgoedbeheerder van verschillende villa's en timesharebedrijven en houdt daarom namens vastgoedbedrijven een aandelen- en aandeelhoudersregister bij. De Wet op de naamloze vennootschappen en de Wet op de woningcorporaties met beperkte aansprakelijkheid (afhankelijk van welke wet op het bedrijf van toepassing is) bepalen tot op zekere hoogte de verwerking van deze informatie. Als vastgoedbeheerder Holiday Club stuurt aandeelhoudersbulletins van de vastgoedvennootschappen, evenals uitnodigingen voor algemene vergaderingen en andere soortgelijke documenten.

Ook regelt de wet hoe patiëntgegevens moeten worden verwerkt en bewaard. In het kader van verschillende behandelingen (voornamelijk massagediensten), Holiday Club kan patiëntgegevens verzamelen waarvan de verwerking is vastgelegd in verschillende wetten en besluiten, zoals hieronder beschreven.

De verwerking van accommodatiekaarten is gebaseerd op de wet. Van klanten die accommodatie nodig hebben, wordt verwacht dat ze een accommodatiekaart invullen, omdat er een reizigersregister moet worden bijgehouden van klanten die accommodatie nodig hebben (Wet op accommodatie en horeca, secties 6-9).

Holiday Club's legitieme belang is gebaseerd op zakelijke belangen, zoals kwaliteitscontrole van diensten, ontwikkeling van diensten, meting van klanttevredenheid, training van medewerkers en levering van aanvullende diensten door gebruik te maken van direct marketing. Het gerechtvaardigd belang is ook gebaseerd op bescherming van rechten en eigendom, en implementatie van fysieke en informatiebeveiliging.

Wat betreft klantenregisters is het doel van de verwerking van persoonsgegevens ervoor te zorgen dat partijen handelen in overeenstemming met de door hen ondertekende overeenkomst. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat een klant een vakantieverblijf ontvangt, of een andere dienst of product die is verkregen volgens de overeenkomst, of dat een aandeel volgens de overeenkomst in eigendom van de klant wordt vastgelegd. Het doel van de klantenregisters kan ook een andere bedrijfsfunctie zijn die verband houdt met diensten of aandelen, zoals administratie en ontwikkeling van de bedrijfsvoering, beheer en ontwikkeling van een klantrelatie, of het waarborgen van de rechten en plichten van Holiday Club en een klant.

Holiday Club verwerkt ook persoonsgegevens wanneer het bedrijf storingsmeldingen en het onderhoud van accommodatie beheert. Ook in het kader van het gebruik van keycards, bewakingscamera's en het opnemen van telefoongesprekken worden persoonsgegevens verwerkt. Het bedrijf kan ook persoonsgegevens verwerken in andere vergelijkbare contexten of in verband met de bedrijfsvoering.

De overige hieronder beschreven registers kunnen worden gekoppeld aan: Holiday Club's klantenregister, en samen vormen deze een entiteit, hoewel de verwerking van persoonsgegevens hieronder via verschillende kanalen wordt beschreven.

3.2 Marketingregisters

Bij marketinginspanningen kan de verwerking van persoonsgegevens plaatsvinden op basis van: Holiday Clublegitiem belang of de geldige toestemming van een klant. Wat marketing betreft, Holiday ClubHet gerechtvaardigd belang kan verband houden met zakelijke belangen, zoals kwaliteitscontrole van diensten, ontwikkeling van diensten, meten van klanttevredenheid, opleiding van medewerkers, levering van aanvullende diensten of direct marketing.

Elektronische direct marketing vereist altijd toestemming van de klant, en deze wordt altijd schriftelijk verkregen. Voor elektronische direct marketing is een dergelijke toestemming vereist, zelfs als de klant een Holiday Club klant op andere gronden. Toestemming wordt schriftelijk gevraagd en de klant kan deze desgewenst op elk moment intrekken. Met betrekking tot elektronische direct marketing wordt toestemming gevraagd bij een bestelling van de nieuwsbrief, of eventueel op het moment dat een klant overnacht, een aandeel verwerft, deelneemt aan een marketingwedstrijd op een beurs, een ander evenement of online, of in een andere situatie waarbij sprake is van een contact tussen Holiday Club en de klant.

Informatie in klantgegevenssystemen wordt ook gebruikt voor het verzenden van elektronische en gedrukte brieven, het klantenmagazine, uitnodigingen voor aandeelhoudersevenementen (zoals Algemene Vergaderingen van vastgoedbedrijven) en soortgelijke bulletins. In het klantgegevenssysteem opgenomen persoonsgegevens kunnen op grond van een gerechtvaardigd belang ook worden gebruikt voor direct marketing via de telefoon.

We houden een apart register bij van klanten die een marketingverbod hebben ingediend. Dit register is nodig, zodat de betreffende klant niet vanuit een ander klantenregister terug naar bijvoorbeeld de klantmarketinglijst of een kijkbellijst wordt overgezet. De overige hieronder beschreven registers kunnen worden gekoppeld aan: Holiday Club's marketingregister (meestal zaken beschreven in de sectie 'formulieren'), en samen vormen deze een entiteit, hoewel de verwerking van persoonsgegevens hieronder via verschillende kanalen wordt beschreven.

3.3 Opnemen van telefoongesprekken

Telefoneren met onze klantenservice (telefooncentrale, klantenservice, Holiday Club vastgoedbeheer, Holiday Club servicecentrum, telefooncontacten voor hotels en andere telefooncontacten) kunnen worden opgenomen. Het opnemen van telefoongesprekken is gebaseerd op: Holiday Club's gerechtvaardigd belang. Het doel van het opnemen van telefoongesprekken is om de gesprekken te gebruiken voor het verbeteren en ontwikkelen van de klantenservice, voor trainingsdoeleinden en voor het borgen van de inhoud van afspraken tussen partijen. Telefoongesprekken worden niet voor andere doeleinden gebruikt.

3.4 Cameratoezicht

Holiday Club kan gegevens uit cameratoezicht verzamelen om de veiligheid en rechtsbescherming binnen en buiten Holiday Club's gebouwen en eigendommen. We gebruiken deze gegevens voor het oplossen van eventuele criminele en verliesgebeurtenissen en, indien nodig, voor het identificeren van personen die zich in de faciliteiten hebben verplaatst. We informeren mensen over cameratoezicht met borden in de voorzieningen en ruimtes waar camera's zijn geplaatst.

3.5 Cookies

We verzamelen IP-adres en cookiegegevens van klanten wanneer ze een bezoek brengen aan Holiday Club's online dienst. Cookiegegevens worden geanonimiseerd. Het verzamelen van cookies is gebaseerd op toestemming die klanten geven bij toegang tot de website of op het legitieme belang van de controller.

We kunnen cookies gebruiken om onze advertenties te targeten. In netwerken van onze zakenpartners kunnen bezoekers bijvoorbeeld advertenties te zien krijgen van producten die ze in onze webshop hebben bekeken.

Holiday Club's online service kan links bevatten naar websites van derden die persoonlijke gegevens kunnen verzamelen. Holiday Club is niet verantwoordelijk voor genoemde partijen of voor enige verzameling van persoonsgegevens door hen. Holiday Club spant zich in om ervoor te zorgen dat alle zakenpartners van wie de links beschikbaar zijn in Holiday Club's online service zijn betrouwbare operators. Onze zakenpartners kunnen cookies gebruiken om hun advertenties te targeten.

3.6 Online formulieren

In de online service, Holiday Club heeft verschillende online formulieren waarvan het doel op het desbetreffende formulier is aangegeven. Ons online vormen zijn bijvoorbeeld:

• Bestellingen van elektronische nieuwsbrieven waarvan de verwerking is gebaseerd op toestemming van de klant.
• Reserveringsaanvragen en offerteaanvragen waarvan de verwerking is gebaseerd op de verwerking van de reserveringsaanvraag van de klant, dwz de klantrelatie
• Formulieren voor marketingcompetities waarvan de verwerking is gebaseerd op de deelname van de klant aan de competitie, en de klant kan tegelijkertijd toestemming geven voor marketing. Hierbij wordt echter altijd specifiek om toestemming gevraagd.

4 Informatie in de registers

4.1 Aandeelhouders en aandelentransacties

Voor aandeelhouders (villa's en timeshare-eigenaren) houdt het bedrijf namens vastgoedondernemingen een aandelen- en aandeelhoudersregister bij. De verwerking is gebaseerd op een vastgoedbeheercontract dat is ondertekend tussen: Holiday Club en de vastgoedbedrijven. De Wet op de naamloze vennootschappen en de Wet op de woningcorporaties met beperkte aansprakelijkheid (afhankelijk van welke wet op de onderneming van toepassing is) bepalen welke gegevens over een aandeelhouder in het register moeten worden opgenomen. Deze gegevens die volgens de wet moeten worden bewaard, omvatten informatie over het bezit van aandelen, de flat, de uitgiftedatum van het aandeelbewijs, de naam en het adres van de aandeelhouder en de geboortedatum van een natuurlijke persoon; voor een rechtspersoon, woonplaats, registernummer en het register waarin de rechtspersoon is ingeschreven, eventuele beperkingen met betrekking tot zeggenschap en alle andere in de wet vastgelegde gegevens. Volgens de Wet op de woningcorporaties met beperkte aansprakelijkheid wordt de ontvanger van een aandeel in de lijst opgenomen wanneer er voldoende informatie over het eigendom en een bewijs van betaling van overdrachtsbelasting is verkregen. Holiday Club bewaart informatie over een aandeelhouder zolang hij het aandeel bezit. Bovendien worden gegevens van vorige eigenaren 10 jaar bewaard vanaf de datum waarop de nieuwe eigenaar in het aandelenregister is ingeschreven (Wet Beperkte Aansprakelijkheid Woningcorporaties, Hoofdstuk 2, Artikel 14).

Naast bovengenoemde informatie op grond van de wet kunnen ook andere kerngegevens worden verzameld over aandeelhouders en voormalige eigenaren van een aandeel, maar deze verwerking is gebaseerd op de klantrelatie tussen Holiday Club en de aandeelhouder. Holiday Club heeft het recht om dergelijke gegevens op te slaan op basis van aandelentransacties tussen Holiday Club en de klant. Holiday Club bewaart verkoopbrieven op aandelen en de documentatie met betrekking tot de aandelentransactie. Naast fysieke documenten zijn persoonsgegevens opgenomen in het beheersysteem voor timesharing, aandeelhouders van villa's en aandelentransacties, boekhoudsystemen en mogelijk in marketingsystemen (een klant kan tegelijkertijd in verschillende systemen en registers zijn geregistreerd). Gegevens die worden verzameld en opgeslagen kunnen de naam van een persoon, geboortedatum, persoonlijke identiteitscode, adres, telefoonnummer, e-mailadres, IP-adres, taal, staatsburgerschap, een willekeurig aantal soortgelijke details op een reisdocument bevatten voor het geval de klant geen persoonlijke identiteitscode, lidmaatschapsnummer, klantnummer, aankoopdatum van een aandeel, informatie over eigendom of vorige eigendom, gebruik van een flat in eigendom (verhuur, persoonlijk gebruik, ruil of andere), informatie over voogdij of trust heeft, geslacht, beroep, dienstverband, duur en aard van de arbeidsrelatie, vorm van huishouden en aantal gezinsleden, informatie over inkomen en vermogen, betalingsgedrag en factuurbetalingsgegevens, sanctiebewakingsinformatie, burgerlijke staat, verbod op openbaarmaking van gegevens gespecificeerd door een autoriteit, gegevens over een verkoopfactuur, gegevens over de verhuurmakelaardij, gegevens over een overeenkomst met een telecomoperator, betalingsgegevens over huur en andere vergoedingen of verkoopprijs in verband met een werkelijke relatie, marketingsegmentatiedetails, andere contactgegevens (contactpersoon) en andere details die door de klant zijn verzonden.

Als de onderneming een financieringstransactie afsluit met een aandeelhouder, dient de klant er rekening mee te houden dat: Holiday Club treedt op als bemiddelaar van financiering, maar informatie over de klant wordt verstrekt aan de bank die dergelijke financiering aanbiedt. Ten aanzien van deze informatie treedt de bank op als verwerkingsverantwoordelijke en worden de gegevens in de systemen van de bank opgeslagen door: Holiday Club. In dit opzicht moet de klant ook de gegevensbescherming van de financieringsmaatschappij onderzoeken.

4.2 Hotelgasten, verhuurklanten en kopers van andere diensten

Gegevens die van klanten worden verzameld en opgeslagen, zijn onder meer de naam, het adres, het telefoonnummer, het e-mailadres, het staatsburgerschap, de persoonlijke identiteitscode of de geboortedatum als er geen persoonlijke identiteitscode is, de volledige namen en Finse persoonlijke identiteitscodes van de echtgenoot van de reiziger en minderjarige kinderen of geboortedata als er geen Finse persoonlijke identiteitscodes zijn, het land van waaruit de reiziger in Finland aankomt, het nummer van het reisdocument van de reiziger, de data van aankomst en vertrek van de reiziger naar het accommodatiebedrijf, reden van accommodatie ( vrije tijd, werk, vergadering of een andere reden).

De enige gegevens die zijn opgeslagen in het informatiesysteem van het hotel en de verhuurklanten zijn de naam, het adres, het telefoonnummer, het e-mailadres, de accommodatielocatie, de accommodatiedatums en andere essentiële en essentiële gegevens met betrekking tot de accommodatie (zoals het aantal overnachtingen gasten, eventuele huisdieren en speciale behoeften).

Details over de accommodatiekaart die vereist zijn op grond van secties 6-9 van de wet op accommodatie- en voedselserviceactiviteiten) worden verzameld over klanten. Artikelen 6-9 van de Wet op de accommodatie en de horeca bevatten belangrijke details over welke gegevens van reizigers moeten worden verzameld en hoe deze gegevens moeten worden verwerkt. Geboortedata of burgerservicenummers van personen worden niet opgeslagen in elektronische systemen; in plaats daarvan worden deze gegevens alleen aangegeven op een reizigersmelding. Het bedrijf bewaart reizigersmeldingen gedurende een jaar vanaf de verblijfsperiode en ze worden bewaard in een afgesloten kast.

Naast hotelreserveringen, Holiday Club verkoopt verschillende andere diensten die afzonderlijke systemen hebben voor gebruik. Hiervoor kan het bedrijf naast de inhoud van de dienst ook persoonsgegevens van een klant verzamelen (zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres). In het kader van hotelreserveringen en het verlenen van andere diensten kan het bedrijf ook ouderlijke toestemming vragen voor een dienst aangeboden aan een minderjarige als dit om welke reden dan ook noodzakelijk is, en in dit kader kan het bedrijf gegevens over een minderjarig kind afzonderlijk verzamelen. Deze gegevens worden echter niet voor andere doeleinden gebruikt dan de verificatie van een dergelijke toestemming.

Voor behandelingsreserveringen moet een deel van de gegevens die over klanten worden verzameld, worden verwerkt als gezondheidsinformatie. Deze omvatten met name details van een voorafgaande enquête die is gemaakt voor massagediensten, die wordt gebruikt om de gezondheidstoestand van een klant vast te stellen en eventuele problemen waarbij dergelijke massage bedoeld is. Ook voor andere behandelingen kunnen gegevens over iemands gezondheid worden verzameld. Holiday Club verwerkt gevoelige gegevens bij het verzamelen van dergelijke informatie over de gezondheidstoestand van een persoon. Bij de verwerking van dergelijke gegevens, Holiday Club voldoet aan de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Wet elektronische verwerking cliëntgegevens in de zorg, de Wet status en rechten patiënten en het Besluit van het ministerie van Sociale Zaken en Volksgezondheid Patiëntendocumenten , voorzover Holiday Club diensten verleent die onder de genoemde wetten vallen.

4.3 Marketing

Het marketingregister bevat basisgegevens van klanten, waaronder naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. In zijn marketing, Holiday Club kan gebruik maken van een verrijkingsdienst, maar de genoemde verkregen persoonsgegevens worden geen onderdeel van: Holiday Club's persoonlijke gegevensregister, zoals hieronder beschreven in sectie 'Openbaarmaking en overdracht van gegevens'.

Voor elektronische marketing verzamelen we ook gegevens over wanneer toestemming voor marketing is gegeven.

Holiday Club is bezig met het ontwikkelen van een CRM-systeem. Als het systeem eenmaal werkt, Holiday Club is van plan te beginnen met het verzamelen van aankoopgeschiedenis en segmentatiegegevens en andere soortgelijke details.

4.4 Reserveringsregister bekijken

Holiday Club beschikt over een register waarin gegevens worden bijgehouden van personen die zijn uitgenodigd voor en die bezichtigingen hebben bijgewoond. Opgeslagen gegevens zijn onder meer naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, kijkdatum, kijkduur, klanttype (nieuwe klant of iemand die al een aandeel bezit), informatie of de bezichtiging al dan niet tot een verkoop heeft geleid, en andere details met betrekking tot de kijkronde en essentieel voor de bezichtiging (zoals of de persoon is gekomen of niet). Het register bevat ook informatie over eventuele geannuleerde kijkreserveringen.

4.5 Zakelijke serviceklanten

Zakelijke klanten zijn bestaande klanten die vakantiewoningen in een resort bezitten of die, als alternatief, een overeenkomst hebben getekend om accommodatiediensten te kopen. Holiday Club biedt zakelijke klanten accommodatie en een trekkingsservice voor accommodatiegebruik, en reserveringsbeheerservice. Voor de genoemde klanten bevat het register informatie over het bedrijf of de organisatie waartoe de klant behoort, klantnummer, adres, telefoonnummer, e-mailadres en andere details die rechtstreeks verband houden met de verkregen dienst of deelname aan de trekking.

4.6 Zakelijke klanten

Holiday Club houdt een apart B-to-B klantenregister bij. Het register bevat informatie over: Holiday Clubbestaande en potentiële zakelijke klanten. Het register bevat basisinformatie over het bedrijf in kwestie en basisgegevens van de contactpersoon, zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Het systeem kan ook informatie bevatten over wat voor soort samenwerking met het bedrijf is gedaan en welke soorten diensten zijn aangeboden.

4.7 Cameratoezicht

Het camerabewakingssysteem slaat videobeelden op die digitaal zijn gemaakt door een camera.

Keycardsystemen bevatten details over wanneer mensen in de faciliteiten zijn gelopen en welke kaart is gebruikt (zoals een hotelkamer), maar de genoemde keycards zijn niet gekoppeld aan persoonlijke gegevens en vormen dus geen persoonsregister.

4.8 Telefoonopnames

Telefoonopnames slaan automatisch de inhoud van telefoongesprekken op. Gesprekken worden opgenomen als geluidsbestanden. Details van telefoons zijn onder meer het tijdstip van het telefoongesprek, de medewerker van de klantenservice die de telefoon opnam, het nummer waarnaar werd gebeld en het telefoonnummer waarvan de oproep afkomstig was.

4.9 Formulieren

Ons bedrijf gebruikt verschillende online vormen en enkele traditionele, fysieke vormen. Het gebruik van het formulier is aangegeven in het doel van het formulier. De belangrijkste formulieren die we gebruiken zijn bijvoorbeeld formulieren die worden gebruikt voor doorverkoop, verhuurbemiddeling, offerteaanvraag en verschillende marketingwedstrijden. De informatie-inhoud van formulieren is afhankelijk van het formulier, maar de details kunnen bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en informatie over het aandeel bevatten.

4.10 Cookies

Holiday Club gebruikt cookies om informatie te verzamelen over hoe en wanneer onze diensten op onze website worden gebruikt. Verzamelde details kunnen de pagina zijn van waaruit een gebruiker naar de service is gegaan, welke websites en wanneer de gebruiker heeft gebladerd, op welke items is geklikt, welke browser is gebruikt, de resolutie van het scherm van de gebruiker en het besturingssysteem en de versie van het apparaat .

Wij gebruiken cookies en andere vergelijkbare technieken voor het statistisch bijhouden van het aantal bezoekers en voor het meten van het effect van advertenties. We kunnen ook gegevens verzamelen over bijvoorbeeld onze elektronische brieven en vaststellen of een brief is geopend en of de ontvanger op een link heeft ingelogd of de webshop is binnengegaan. Om de bruikbaarheid van onze websites te verbeteren, kunnen we kortdurende enquêtes houden waarin we informatie kunnen opslaan over de muisbewegingen en klikken van een gebruiker op een bepaalde pagina.

5 Gegevensbronnen

5.1 Aandeelhouders

De primaire gegevensbron is de klant die gegevens vrijgeeft terwijl hij in contact staat met: Holiday Club met verschillende middelen. In de regel worden de meeste gegevens verzameld van de klant die een aandeel koopt of een bezichtigingsafspraak maakt. Zelfs vóór een aandelentransactie, Holiday Club kan klantgegevens worden gebruikt voor het maken van een bezichtigingsreservering.

Holiday Club neemt contact op met een klant en nodigt deze uit voor een deelbezichtiging via de verschillende klantenregisters. Klanten worden uitgenodigd om bezichtigingen te delen door telefonisch contact met hen op te nemen, of een klant kan een bezichtigingsafspraak reserveren via de website of telefonisch. Deze gegevens worden overgezet naar het bezichtigingsreserveringsregister als er een reservering wordt gemaakt voor een bezichtigingsafspraak. Van daaruit kunnen de details verder worden overgedragen aan het register van aandeelhouders van timesharing en villa's en aandelentransacties, als de klant een aandeel verwerft.

Een klant kan ook een bezichtiging bijwonen na het reserveren van een “kennismakingsvakantie” van Holiday Club. Een kennismakingsvakantie is inclusief accommodatie en een bezichtiging. Wanneer een klant een vakantie reserveert, vraagt ​​het bedrijf de klant om informatie die is opgeslagen in zowel het hotelreserveringssysteem als het kijkreserveringsregister, van waaruit de informatie kan worden gebruikt als gegevens van de aandeelhouder als de persoon besluit een timeshare te verwerven.

Voor aandeelhouders (villa's en timeshare-eigenaren) houdt de vennootschap namens de vastgoedvennootschappen een aandelen- en aandeelhoudersregister bij. De verwerking is gebaseerd op een vastgoedbeheercontract dat is ondertekend tussen: Holiday Club en de vastgoedbedrijven. In deze gevallen moet de aandeelhouder op grond van de Wet op de woningbouwcorporaties met beperkte aansprakelijkheid of de Wet op de naamloze vennootschappen zijn aandeelhouderschap onverwijld melden, zodat het aandeelhouderschap op naam van de persoon kan worden vastgelegd. Ook in dergelijke gevallen worden in de regel gegevens van de persoon verzameld. In sommige situaties kan de voormalige eigenaar van een aandeel informatie over de nieuwe eigenaar indienen bij: Holiday Club, indien de nieuwe aandeelhouder het aandeelhouderschap niet op eigen naam heeft geregistreerd. We kunnen details over krediet- en betalingsgedrag en informatie over sancties, bijvoorbeeld uit registers die worden bijgehouden door Suomen Asiakastieto Oy, verzamelen en bijwerken. Met betrekking tot aandelentransacties verifiëren we het krediet- en betalingsgedrag van een persoon als we een klant financiering aanbieden voor een aandelentransactie. Als een klant een aandeel verwerft via een financieringsdienst die wordt bemiddeld door: Holiday Club, kan de financieringsmaatschappij aparte kanalen hebben voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens.

 

5.2 Klant die accommodatie nodig heeft

Holiday Club verzamelt gegevens over hotelgasten bij het maken van een accommodatiereservering. Dergelijke gegevens kunnen worden verzameld via verschillende reserveringskanalen, waaronder: Holiday Clubeigen kanalen, zoals Holiday Club's online service, chat, telefoonservice en e-mail. Gegevens kunnen ook worden opgeslagen in de service van het reserveringskanaal, zoals voor de serviceprovider van het chatplatform, en in de services van de online dienstverlener. De genoemde dienstverleners zijn gegevensverwerkers, en Holiday Club heeft met deze dienstverleners contracten afgesloten over gegevensverwerking, zodat de dienstverleners geen misbruik maken van de gegevens. Dit is ook afgesproken met de systeemleverancier die het hotelreserveringssysteem verzorgt.

Holiday Club kan ook gegevens ontvangen van een reisbureau of organisator (zoals: online accommodatiekanalen en reisbureaus). Sinds Holiday Club is de dienstverlener, ontstaat er een contractuele relatie tussen de klant en Holiday Club. Zelfs in deze contractuele relatie, Holiday Club, als verwerkingsverantwoordelijke, verwerkt persoonsgegevens op dezelfde manier alsof de reservering rechtstreeks via Holiday Clubeigen zenders. De klant dient er echter rekening mee te houden dat zijn gegevens, als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke, worden verwerkt door elke beheerder van het reserveringskanaal of de reismakelaar, naast Holiday Club.

Naast het maken van een accommodatiereservering, moeten klanten die accommodatie nodig hebben, een reizigersmelding invullen waarop de klant bepaalde informatie verstrekt.

Als het bedrijf met de klant afspreekt dat de rekening wordt betaald via een factuur, kan het kredietinformatie over de klant verifiëren en verzamelen. Facturering wordt in de regel alleen toegepast op zakelijke klanten.

5.3 Cameratoezicht

Het cameratoezichtregister bestaat uit digitale opnamen die worden uitgezonden door camera's die: Holiday Club op de nodige plaatsen heeft gepositioneerd. Camerabewakingsgegevens worden automatisch opgeslagen.

Wanneer een klant bij accommodatie een sleutelkaart gebruikt, wordt deze informatie automatisch in het systeem opgeslagen, maar de sleutelkaart slaat geen persoonlijke gegevens op en vormt dus geen persoonlijk register.

5.4 Cookies

Holiday Club verzamelt IP-adres en cookiegegevens van zijn klanten wanneer ze de online dienst. Deze gegevens worden gebruikt voor gerichte marketing en voor het verlenen van diensten.

5.5 Online vormen en fysieke vormen

Gewoonlijk vullen klanten formulieren in ofwel online of op een papieren formulier. Gegevens op een formulier kunnen ook worden verzameld door een medewerker van de klantenservice van: Holiday Club.

6 Updaten van gegevens

In de regel werken we gegevens over klanten bij op basis van meldingen die door de klanten zelf zijn ingediend. De bron van gegevens voor dergelijke meldingen kan een externe partij zijn naast de persoon in kwestie. Ons doel is ervoor te zorgen dat alle externe gegevensbronnen betrouwbaar zijn en dat alle gegevens en informatie juist zijn. Wij kunnen gegevens bijwerken op basis van bijvoorbeeld gegevens uit het Bevolkingsinformatieregister. Dergelijke gegevens worden niet automatisch bijgewerkt in onze registers, dus we hopen dat onze klanten een melding van het bijwerken van gegevens indienen bij ons bedrijf, zodat de gegevens in onze klantenregisters up-to-date blijven. We kunnen persoonsgegevens verzamelen en bijwerken op basis van informatie die we ontvangen van autoriteiten en bedrijven die verschillende diensten verlenen (zoals de Post en Aller).

7 Openbaarmaking en overdracht van gegevens

Holiday Club publiceert de door haar verzamelde persoonsgegevens niet en houdt zich aan een geheimhoudingsplicht met betrekking tot persoonsgegevens, tenzij anders vereist door de wetgeving of het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen. De aandelen- en aandeelhoudersregisters zijn openbare documenten op basis van de Wet op de Woningcorporaties met beperkte aansprakelijkheid en de Wet op de Limited Liability Companies, zodat ze op verzoek openbaar kunnen worden gemaakt of op een bepaalde locatie kunnen worden bekeken.

Holiday Club draagt ​​geen gegevens over buiten de Groep, behalve aan contractuele partners die: Holiday Club met een bepaalde dienst of ondersteunende functie. Dergelijke operators kunnen bijvoorbeeld systeemleveranciers zijn, dienstverleners op het gebied van klantrelatiebeheer, aanbieders van schoonmaakdiensten, aanbieders van verkoopdiensten, aanbieders van beveiligingsdiensten, partijen die incassodiensten beheren, postdiensten, marketingdiensten, aanbieders van aanvullende diensten , en andere vergelijkbare zakenpartners. Holiday Club heeft met deze zakenpartners gegevensbeschermingsovereenkomsten gesloten. In de gegevensbeschermingsovereenkomsten is een afspraak opgenomen dat deze partijen persoonsgegevens op een veilige manier en alleen voor het in de overeenkomst genoemde doel verwerken, en over de standaard van informatiebeveiliging en hoe eventuele inbreuken op persoonsgegevens moeten worden gemeld.

Met betrekking tot cameratoezicht en huisvestingskaarten kunnen gegevens worden verstrekt aan de autoriteiten als zij dit van ons verlangen Holiday Club. Voor buitenlandse gasten worden reizigersmeldingen bij de politie afgeleverd. Gegevens in reizigersmeldingen worden op verzoek aan de autoriteiten verstrekt. Een reizigersmelding kan ook gedeeltelijk worden ingevuld, op basis van de gevraagde gegevens bij het reserveren van een accommodatie.

In het kader van aandelentransacties komen de partijen doorgaans overeen dat: Holiday Club doet namens koper een aangifte overdrachtsbelasting bij de Belastingdienst. In zo'n geval, Holiday Club geeft bij een aangifte overdrachtsbelasting persoonsgegevens door aan de Belastingdienst.

Gegevens worden niet openbaar gemaakt of doorgegeven buiten de EU of de Europese Economische Ruimte (EER) of aan internationale organisaties. Een uitzondering hierop wordt gemaakt in termen van het beheersysteem timeshare en villa's aandeelhouders en aandelentransacties, omdat het systeem waarin deze gegevens worden beheerd wordt geleverd door een Amerikaanse zakenpartner en de servers van het systeem zich in de Verenigde Staten bevinden. Het bedrijf heeft een overeenkomst getekend volgens de standaard contractuele clausules van de EU met de genoemde systeemleverancier, die is gebruikt als basis voor het waarborgen van gegevensbescherming en passende verwerking van gegevens. Verder, Holiday Club kan gegevens bekendmaken aan zijn groepsmaatschappijen buiten de EER, maar in dergelijke gevallen worden verbintenissen volgens de standaardcontractbepalingen van de EU ondertekend met de groepsmaatschappijen.

Marketing neemt als aanvullende dienst een dataverrijkingsdienst af van een externe dienstverlener. Door deze verrijkingsdienst combineren de dienstverleners met: Holiday Club's klantinformatie persoonsgegevens te gebruiken voor het richten van direct marketing mailings, bijvoorbeeld op bepaalde klantgroepen. Deze dienst wordt alleen gebruikt voor telefonische marketing en direct mailing. Persoonsgegevens die in de verrijkingsdienst worden gebruikt zijn bijvoorbeeld leeftijd, geslacht, taal, woongebied, grootte van het huishouden, levensfase en opleiding. Deze aanvullende gegevens worden niet overgedragen als onderdeel van: Holiday Club's eigen klantenregister, in plaats daarvan blijven ze als informatie in het register van de dienstverlener. Holiday Club verstrekt persoonsgegevens aan de verwerker ten behoeve van de uitvoering van deze verrijkingsdienst.

8 Bewaartermijnen persoonsgegevens

Gegevens die voor marketingdoeleinden worden verzameld, worden uit het register verwijderd nadat de persoon de gegeven toestemming heeft ingetrokken. Persoonsgegevens worden maximaal een jaar bewaard als er sprake is van een niet werkend e-mailadres in het marketingregister.

In het aandeelhoudersregister moeten persoonsgegevens worden bewaard zolang de persoon aandeelhouder is, en tot 10 jaar nadat de persoon afstand heeft gedaan van het aandeelhouderschap. Holiday Club bewaart gegevens van een oude aandeelhouder maximaal 11 jaar.

De gegevens van een persoon worden niet langer bewaard dan vijf jaar vanaf de datum waarop de klant voor het laatst diensten heeft afgenomen in hotel- en andere klantenregisters van diensten.

Persoonsgegevens die geclassificeerd zijn als patiëntgegevens worden volgens het Besluit van het Ministerie van Sociale Zaken en Volksgezondheid op patiëntendocumenten voor de voorgeschreven tijd bewaard. In de regel betekent dit voor: Holiday Club die gegevens worden bewaard tot 12 jaar na het overlijden van een patiënt of, indien hierover geen informatie is, tot 120 jaar na de geboorte van de patiënt. Niet al het materiaal met betrekking tot behandelingen is echter onderworpen aan de bewaartermijnen van patiëntendocumenten en in deze gevallen worden gegevens maximaal vijf jaar bewaard vanaf de levering van de dienst.

Gegevens uit cameratoezicht worden bewaard voor een noodzakelijk geachte periode, als ze gegevens bevatten die gebaseerd zijn op het doel en onderzocht moeten worden. Na afloop van het onderzoek worden gegevens bewaard voor de periode die nodig is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen. Nadat de noodzaak om dergelijk materiaal te bewaren is geëindigd, worden de gegevens binnen drie jaar gewist. In andere gevallen worden de gegevens regelmatig vernietigd en worden ze niet langer dan zes maanden na de opname bewaard.

Gegevens die door middel van cookies worden verzameld, worden niet langer dan drie jaar bewaard, afhankelijk van het type cookie.

De verwerkingstermijn voor persoonsgegevens van zakelijke klanten is drie jaar vanaf het einde van het jaar waarin deze gegevens voor het laatst nodig waren voor de uitvoering van een dienst onder de serviceovereenkomst voor de persoon in kwestie.

Rekening- en incassogegevens en andere gegevens die mogelijk als boekhoudkundig materiaal zijn geclassificeerd en die klantinformatie kunnen bevatten, worden bewaard gedurende de door de Boekhoudwet voorgeschreven tijd. Factuurbonnen worden bijvoorbeeld zes jaar bewaard vanaf het einde van de betrokken boekhoudperiode.

Telefoonopnames worden maximaal een maand na de datum van het telefoongesprek bewaard.

Gegevens in het bezichtigingsreserveringsregister worden maximaal vijf jaar bewaard vanaf het moment dat de persoon eerder een bezichtiging van een aandeel heeft bijgewoond.

Persoonsgegevens in vastgoedbeheer- en onderhoudsregisters worden maximaal 10 jaar bewaard. In het B-to-B klantenbestand worden persoonsgegevens maximaal vijf jaar bewaard vanaf het moment van de vorige samenwerking met het bedrijf of vanaf het meest recente contact tussen partijen.

gegevens uit online formulieren met betrekking tot een marketingwedstrijd worden binnen zes maanden na het einde van de wedstrijd gewist. Als het formulier in kwestie echter is gebruikt om toestemming te geven voor direct marketing of online marketing, wordt informatie over een dergelijke toestemming opgeslagen zoals hierboven beschreven met betrekking tot de ingediende toestemming. Indien gegevens op het formulier betrekking hebben op een opdracht, worden de gegevens maximaal vijf jaar bewaard vanaf het einde van de boekhoudperiode waarin de dienst volgens de opdracht is uitgevoerd (huurtijd, doorverkoop).

Een aandeelhouder kan een huuropdracht indienen via een per post verzonden formulier of een document op de website. Huuropdrachten bewaren wij maximaal zes jaar vanaf het einde van het jaar waarin de voor verhuur aangeboden week is verstreken. Opdrachten worden opgeslagen als afdrukken in een afgesloten ruimte. Huuropdrachten worden ook verwerkt in elektronische systemen en verwerkt als onderdeel van de gegevens van een aandeelhouder, en op de manier die is beschreven met betrekking tot de gegevens van een timeshare-eigenaar.

Gegevens op andere formulieren worden bewaard zolang als nodig is in verband met hun gebruiksdoel.

9 Principes voor registerbescherming

Toegangsrechten tot: Holiday ClubDe registers zijn beperkt tot mensen die in hun werk persoonsgegevens nodig hebben. Het verlenen van toegangsrechten is gebaseerd op specificaties gemaakt door: Holiday Club, die zijn gebaseerd op de processen van het bedrijf. Databases die worden gebruikt voor het opslaan van gegevens en informatienetwerken worden beschermd door organisatorische en technische maatregelen. Controle en bescherming van registers voldoen aan de regelgeving die binnen de EU wordt toegepast.

Bovendien is met alle contractpartners die toegang hebben tot persoonsgegevens of aan wie gegevens worden overgedragen, een gegevensbeschermingsovereenkomst ondertekend of gegevensbescherming overeengekomen in een ander document. Contractuele partners zijn verplicht om een ​​voldoende niveau van gegevensbescherming te handhaven.

Aanmelden bij Holiday Club's persoonlijke registers vereist het gebruik van persoonlijke gebruikersnamen en wachtwoorden. We hebben ons systeem ook technisch en administratief beveiligd.

Handmatig materiaal dat persoonsgegevens bevat, wordt altijd opgeslagen in een afgesloten en gecontroleerde ruimte.

10 Het recht van een persoon om persoonlijke gegevens die op hem of haar betrekking hebben te verifiëren

Iedereen heeft het recht om te vragen Holiday Club of het bedrijf persoonsgegevens over hem of haar verwerkt en wat deze persoonsgegevens zijn.

De eenvoudigste manier om gegevens over uzelf op te vragen, is door een informatieaanvraagformulier in te vullen Holiday Club's online dienst. Het formulier is beschikbaar op www.holidayclub.fi/tietolomake. Een persoon kan desgewenst ook persoonlijk of op een andere schriftelijke manier een verzoek om informatie indienen.

Wij leveren geen camerabewakingsgegevens omdat het materiaal ook persoonsgegevens van andere personen zou bevatten en dit een onredelijke inspanning zou vergen.

Wij verstrekken geen informatie over cookies omdat cookies niet automatisch aan een gebruiker kunnen worden gekoppeld en wij deze gegevens niet zonder onredelijke inspanning kunnen vaststellen.

Voorzover Holiday Club treedt op als verwerker in termen van een register en is niet de verwerkingsverantwoordelijke, Holiday Club levert in de regel geen gegevens over een persoon; in plaats daarvan moet een verzoek worden ingediend bij de verwerkingsverantwoordelijke. Het gaat bijvoorbeeld om klantfinanciering die is verkregen bij een financieringsmaatschappij.

Wij zullen zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het informatieverzoek, reageren op een informatieverzoek.

We zullen de informatie ofwel per post ofwel langs elektronische weg bezorgen, afhankelijk van de gevraagde leveringsmethode. Voordat we de informatie verstrekken, streven we ernaar ervoor te zorgen dat de persoon die het informatieverzoek heeft ingediend, de persoon in kwestie is. Als we reden hebben om te twijfelen aan de identiteit van de persoon die het verzoek indient, zullen we om meer informatie vragen.

Als een informatieverzoek onterecht of onredelijk is (zoals herhaalde verzoeken om informatie), kunnen we een redelijke vergoeding vragen voor het voldoen aan het verzoek of weigeren om de gevraagde informatie te verstrekken.

11 Rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens, en het recht van een betrokkene om beperking van de verwerking te verzoeken

Als de persoonsgegevens fouten bevatten, kan een persoon verzoeken deze te corrigeren. We zullen de gegevens zo snel mogelijk corrigeren nadat een melding van een fout is ingediend. Gegevens kunnen worden gecorrigeerd op basis van een melding van de persoon of als informatie over de zaak uit een andere betrouwbare bron komt.

Een persoon is verplicht om te informeren Holiday Club, zonder onnodige vertraging, van eventuele fouten in hun persoonlijke gegevens. Een melding kan bijvoorbeeld per e-mail worden gedaan aan: tietosuoja@holidayclub.fi

Eenieder heeft het recht om na afloop van de bewaartermijn de hem betreffende persoonsgegevens uit het register te laten wissen (“recht om vergeten te worden”), indien de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, of als de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming en deze toestemming wordt ingetrokken. De gegevens worden ook gewist als de verwerking van persoonsgegevens onrechtmatig is of als: Holiday Club is volgens de wet verplicht de gegevens te wissen.

Een persoon heeft het recht om te eisen Holiday Club om de verwerking van persoonsgegevens te verzoeken wanneer:

• De persoon wacht op een reactie op een verzoek tot rectificatie of verwijdering van gegevens
• De verwerking is onrechtmatig en de persoon maakt bezwaar tegen het wissen van persoonsgegevens en eist in plaats daarvan dat het gebruik ervan wordt beperkt
• Holiday Club de genoemde persoonsgegevens niet langer nodig heeft voor de verwerking van persoonsgegevens, maar de persoon heeft ze nodig voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen
• De persoon heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking van persoonsgegevens en er wordt vastgesteld of: Holiday Clubhet gerechtvaardigd belang van de persoon prevaleert boven dat van de persoon in kwestie.

Wanneer de verwerking van persoonsgegevens bijvoorbeeld op de bovengenoemde gronden is beperkt, worden dergelijke persoonsgegevens alleen verwerkt met toestemming van de persoon of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen of voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon of om redenen van zwaarwegend algemeen belang. Deze beperking geldt echter niet voor de opslag van persoonsgegevens

12 Recht om bezwaar te maken tegen persoonsgegevens met betrekking tot een bepaalde, persoonlijke reden

Op grond van een bepaalde, persoonlijke reden heeft een ieder het recht om bezwaar te maken tegen op persoonsgegevens gerichte verwerkingen op grond van: Holiday Club's gerechtvaardigd belang.

Een persoon kan een verzoek indienen met opgave van de gronden waarop bezwaar wordt gemaakt tegen een dergelijke verwerking. Een verzoek dient per e-mail te worden ingediend bij: tietosuoja@holidayclub.fi. Holiday Club kan weigeren gevolg te geven aan een verzoek op een dergelijk bezwaar op in de wet gestelde gronden.

13 Recht om direct marketing te verbieden

Indien persoonsgegevens worden gebruikt voor direct marketing, kan een persoon te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van de gegevens voor marketingdoeleinden. In een dergelijk geval kunnen persoonsgegevens niet meer voor dit doel worden verwerkt. Als een klant direct marketing wil verbieden, kan dit het gemakkelijkst door een verbod per e-mail te sturen naar: tietosuoja@holidayclub.fi

14 Recht om gegeven toestemming in te trekken

Indien de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd is op gegeven toestemming, kan deze toestemming te allen tijde worden ingetrokken. Het intrekken van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die is uitgevoerd vóór een dergelijke intrekking.

15 Recht van een persoon op gegevensoverdraagbaarheid

Eenieder heeft het recht om de hem betreffende persoonsgegevens, die zijn verstrekt aan: Holiday Club en die worden verwerkt op basis van gegeven toestemming of een overeenkomst, in een machineleesbaar formaat en het recht om die gegevens door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, indien technisch haalbaar.

Indien een dergelijke doorgifte technisch niet haalbaar of veilig is, kan de klant desgewenst op basis van het verificatierecht ontvangen persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke leveren.