Política de privacidad sobre información de marketing y de clientes
Esta política de privacidad incluye la información requerida por la normativa de protección de datos de la Unión Europea sobre las actividades de tratamiento (en adelante “política de privacidad”). Holiday Club Resorts Oy se adhiere a la regulación de protección de datos y la Ley de Política de Privacidad de Finlandia (1050/2018) en su procesamiento de información personal.
Holiday Club Resorts Oy puede, de vez en cuando, cambiar esta política de privacidad mediante la publicación de una nueva versión de la misma. Le recomendamos que lea nuestra política de privacidad con regularidad.
Fecha de elaboración: 17 de mayo de 2018
Actualizado: 17 Mayo 2018
Índice del contenido
1 controlador
2 registros
3 Finalidad del tratamiento de los datos personales y base legal para el tratamiento
3.1 Registros de clientes
3.2 Registros de marketing
3.3 Grabación de llamadas telefónicas
3.4 Cámara de vigilancia
3.5 Cookies
3.6 Online Formularios
4 Información contenida en los registros
4.1 Accionistas y transacciones con acciones
4.2 Huéspedes del hotel, clientes de alquiler y compradores de otros servicios
4.3 Comercialización
4.4 Visualización del registro de reservas
4.5 Clientes de servicios corporativos
4.6 Clientes corporativos
4.7 Cámara de vigilancia
4.8 Grabaciones telefónicas
4.9 Formularios
4.10 Cookies
5 Fuentes de datos
5.2 Cliente que requiere alojamiento
5.3 Cámara de vigilancia
5.4 Cookies
5.5 Online formas y formas fisicas
6 Actualización de datos
7 Divulgación y transferencia de datos
8 Periodos de almacenamiento de datos personales
9 Principios de protección del registro
10 El derecho de una persona a verificar los datos personales que le conciernen
11 Rectificación y borrado de datos personales, y el derecho del interesado a solicitar la restricción del procesamiento 12 Derecho a oponerse a los datos personales relacionados con una razón personal en particular
12 Derecho a oponerse a los datos personales relacionados con una razón personal en particular
13 Derecho a prohibir el marketing directo
14 Derecho a retirar el consentimiento prestado
15 El derecho de una persona a la portabilidad de datos
16 Derecho a presentar una queja ante una autoridad supervisora
NUESTRO SERVICIO WEB
1 controlador
Controlador: Holiday Club Resorts Oy (en su propio nombre y en el de todas las sociedades del grupo, en adelante “Holiday Club")
Hitsaajankatu 22
FI-00810 Helsinki, Finlandia
Contacto:
Hitsaajankatu 22
FI-00810 Helsinki, Finlandia
tietosuoja@holidayclub.fi
2 registros
- Registro de clientes sobre huéspedes que requieran alojamiento y arrendatarios de hoteles y apartamentos vacacionales
- Se registra en propietarios de villas y tiempos compartidos y transacciones compartidas.
- Registros de marketing
- Regístrese para ver las reservas
- Registros de gestión y mantenimiento de la propiedad
- Registros de gestión sobre reservas de tratamientos
- Registros de gestión sobre reservas de actividades (incluido el golf)
- Sistemas de cuentas
- Reserva de vacaciones y registros de sorteos de clientes corporativos
- Base de datos de clientes B-to-B
- Vigilancia con cámara - grabaciones telefónicas
- Formulario de registros
- Regístrese en los clientes que han enviado una prohibición de marketing
Holiday Club tiene un registro de empleados además de los registros mencionados anteriormente. La compañía ha preparado una política de privacidad separada al respecto.
Aunque los registros se describen como entidades de registro separadas en este documento, en aras de la claridad debe señalarse que constituyen una entidad de registro que no siempre se puede distinguir de una manera tan cruda. Los formularios, por ejemplo, pueden convertirse en parte de Holiday Clubregistro de comercialización. Hemos preparado la especificación en esta política para que sea más fácil de leer y describa mejor los canales a través de los cuales recopilamos información. También se debe tener en cuenta que se pueden extraer listas separadas de personas o documentos de los registros, pero estos no constituyen un registro personal separado.
3 Finalidad del tratamiento de los datos personales y base legal para el tratamiento
3.1 Registros de clientes
Holiday Club procesa datos personales de los clientes en varios contextos diferentes. Nuestros registros de clientes clave son: 1) Un registro de clientes mantenido en el sistema de reservas del hotel, y 2) Un registro mantenido basado en transacciones de tiempo compartido y villas compartidas.
Además de estos registros, Holiday Club dispone también de los demás registros enumerados en el apartado 2 anterior. El procesamiento de datos personales se basa en una relación contractual, una razón basada en la ley, o Holiday Clubel interés legítimo.
La base de procesamiento basada en la ley se refiere a un registro de acciones mantenido con respecto a los accionistas. Holiday Club actúa como administrador de la propiedad de varias villas y empresas de tiempo compartido, por lo que la empresa mantiene un registro de acciones y accionistas en nombre de las empresas inmobiliarias. La Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada y la Ley de Sociedades de Vivienda de Responsabilidad Limitada (según la Ley que se aplique a la empresa) determinan en cierta medida el procesamiento de esta información. Como administrador de la propiedad, Holiday Club envía boletines de accionistas de las sociedades inmobiliarias así como invitaciones a Juntas Generales y otros documentos similares.
La ley también regula cómo se deben procesar y almacenar los datos de los pacientes. En el contexto de diferentes tratamientos (principalmente servicios de masaje), Holiday Club puede recopilar datos de pacientes cuyo procesamiento está estipulado en varias leyes y decretos diferentes, como se describe a continuación.
La tramitación de las tarjetas de alojamiento se basa en la ley. Se espera que los clientes que necesiten alojamiento llenen una tarjeta de alojamiento, porque se debe mantener un registro de viajeros sobre los clientes que requieran alojamiento (Ley de Operaciones de Alojamiento y Servicios de Alimentos, Secciones 6-9).
Holiday ClubEl interés legítimo de se basa en intereses comerciales, como el control de calidad de los servicios, el desarrollo de servicios, la medición de la satisfacción del cliente, la capacitación de los empleados y la prestación de servicios adicionales mediante el uso de marketing directo. El interés legítimo también se basa en la protección de los derechos y la propiedad, y la implementación de la seguridad física y de la información.
En cuanto a los registros de clientes, la finalidad del tratamiento de los personales es garantizar que las partes actúan de conformidad con el contrato que han suscrito. Esto puede significar que, por ejemplo, un cliente recibe un alojamiento de vacaciones u otro servicio o producto adquirido de acuerdo con el acuerdo, o que una parte de acuerdo con el acuerdo se registra en la propiedad del cliente. Los registros de clientes también pueden tener por objeto otra función empresarial relacionada con servicios o acciones, como la administración y desarrollo de operaciones comerciales, la gestión y desarrollo de la relación con un cliente, o la garantía de los derechos y deberes de Holiday Club y un cliente.
Holiday Club también trata datos personales cuando la empresa gestiona las notificaciones de averías y el mantenimiento del alojamiento. Los datos personales también se procesan en el contexto del uso de tarjetas de acceso, cámaras de vigilancia y la grabación de llamadas telefónicas. La empresa también puede tratar datos personales en otros contextos similares o vinculados a operaciones comerciales.
Los otros registros que se describen a continuación se pueden vincular a Holiday Clubde registro de clientes, y juntos estos constituyen una entidad aunque el procesamiento de datos personales se describe a través de varios canales a continuación.
3.2 Registros de marketing
En los esfuerzos de marketing, el procesamiento de datos personales puede ocurrir sobre la base de Holiday Clubel interés legítimo o el consentimiento válido de un cliente. Con respecto a la comercialización, Holiday ClubEl interés legítimo de puede estar relacionado con intereses comerciales, como el control de calidad de los servicios, el desarrollo de servicios, la medición de la satisfacción del cliente, la capacitación de los empleados, la prestación de servicios adicionales o el marketing directo.
El marketing directo electrónico siempre requiere el consentimiento presentado por el cliente, y este siempre se obtiene por escrito. Para el marketing directo electrónico, se necesita dicho permiso incluso si el cliente es un Holiday Club cliente por otros motivos. El consentimiento se solicita por escrito, pudiendo el cliente retirarlo en cualquier momento si así lo desea. Con respecto al marketing directo electrónico, el consentimiento se solicita en el momento de realizar un pedido del boletín informativo, o posiblemente en el momento en que un cliente se queda a pasar la noche, adquiere una acción, participa en un concurso de marketing en una feria comercial, otro evento o online, o en otra situación que involucre un contacto entre Holiday Club y el cliente
La información contenida en los sistemas de datos de clientes también se utiliza para el envío de cartas electrónicas e impresas, la revista del cliente, invitaciones a eventos de accionistas (como Juntas Generales de sociedades inmobiliarias) y boletines similares. Los datos personales incluidos en el sistema de datos del cliente también se pueden utilizar, sobre la base de un interés legítimo, para marketing directo por teléfono.
Mantenemos un registro separado de los clientes que han presentado una prohibición de comercialización. Este registro es necesario, por lo que el cliente en cuestión no se transfiere de otro registro de clientes a la lista de marketing de clientes oa una lista de llamadas de visualización, por ejemplo. Los otros registros que se describen a continuación se pueden vincular a Holiday Clubel registro de comercialización de (principalmente asuntos descritos en la sección 'formularios'), y juntos constituyen una entidad, aunque el procesamiento de datos personales se describe a través de varios canales a continuación.
3.3 Grabación de llamadas telefónicas
Llamadas telefónicas con nuestro servicio de atención al cliente (central telefónica, atención al cliente, Holiday Club propiedad administrativa, Holiday Club centro de servicio, contactos telefónicos de hoteles y cualquier otro contacto telefónico) se pueden registrar. La grabación de llamadas telefónicas se basa en Holiday Clubel interés legítimo. El propósito de grabar llamadas telefónicas es utilizar las llamadas para mejorar y desarrollar el servicio al cliente, con fines de capacitación y para asegurar el contenido de los acuerdos entre las partes. Las llamadas telefónicas no se utilizan para ningún otro propósito.
3.4 Cámara de vigilancia
Holiday Club puede recopilar datos de cámaras de vigilancia para garantizar la seguridad y la protección legal dentro y fuera de Holiday Clublocales y propiedades de . Utilizamos estos datos para resolver cualquier evento delictivo y de pérdida y, si es necesario, para identificar a las personas que se han movido por las instalaciones. Informamos a las personas de cámaras de vigilancia con carteles en las instalaciones y áreas donde se han colocado cámaras.
3.5 Cookies
Recopilamos datos de cookies y direcciones IP de los clientes cuando visitan Holiday Club, online Servicio. Los datos de las cookies se anonimizan. La recogida de cookies se basa en el consentimiento que dan los clientes al acceder al sitio web o en el interés legítimo del responsable del tratamiento.
Podemos utilizar cookies para orientar nuestra publicidad. En las redes de nuestros socios comerciales, por ejemplo, los visitantes pueden ver anuncios de productos que han buscado en nuestra tienda web.
Holiday Club, online El servicio puede tener enlaces a sitios web de terceros que pueden recopilar datos personales. Holiday Club no es responsable de dichas partes ni de ninguna recopilación de datos personales llevada a cabo por ellas. Holiday Club se esfuerza por garantizar que todos los socios comerciales cuyos enlaces están disponibles en Holiday Club, online servicio son operadores confiables. Nuestros socios comerciales pueden usar cookies para orientar su publicidad.
3.6 Online Formularios
En su online servicio, Holiday Club tiene varios diferentes online formularios cuya finalidad se indique en el formulario de que se trate. Nuestra online Los formularios incluyen, por ejemplo:
- Pedidos de boletines electrónicos cuyo procesamiento se basa en el consentimiento otorgado por el cliente.
- Consultas de reserva y solicitudes de ofertas cuyo procesamiento se basa en el procesamiento de la consulta de reserva del cliente, es decir, la relación con el cliente.
- Formularios para concursos de marketing cuyo procesamiento se basa en la participación del cliente en el concurso, y el cliente puede dar su consentimiento para el marketing al mismo tiempo. Sin embargo, en este contexto, el consentimiento siempre se solicita específicamente.
4 Información contenida en los registros
4.1 Accionistas y transacciones con acciones
Para los accionistas (propietarios de villas y tiempos compartidos), la empresa mantiene un registro de acciones y accionistas en nombre de las empresas inmobiliarias. El tratamiento se basa en un contrato de gestión de la propiedad firmado entre Holiday Club y las sociedades inmobiliarias. La Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada y la Ley de Sociedades de Vivienda de Responsabilidad Limitada (según la Ley que se aplique a la empresa) determinan qué información sobre un accionista debe figurar en el registro. Estos datos que deben almacenarse según la Ley incluyen información sobre las acciones de propiedad, el piso, la fecha de emisión del certificado de acciones, el nombre y la dirección del accionista y la fecha de nacimiento de una persona física; para una persona jurídica, domicilio, número de registro y el registro en el que se encuentra inscrita la persona jurídica, las limitaciones relacionadas con el control y las demás que establezca la ley. De acuerdo con la Ley de Sociedades de Vivienda de Responsabilidad Limitada, el destinatario de una acción se inscribe en la lista cuando se ha obtenido información suficiente sobre la propiedad y un certificado del pago del impuesto sobre transmisiones patrimoniales. Holiday Club almacena información sobre un accionista durante el tiempo que sea propietario de la acción. Además, los datos de los propietarios anteriores se almacenan durante 10 años a partir de la fecha en que se inscribió al nuevo propietario en el registro de acciones (Ley de Sociedades de Vivienda de Responsabilidad Limitada, Capítulo 2, Sección 14).
Además de la información antes mencionada con base en la ley, también se pueden recopilar otros datos clave sobre accionistas y antiguos propietarios de una acción, pero este procesamiento se basa en la relación de cliente entre Holiday Club y el accionista. Holiday Club tiene derecho a almacenar dichos datos en función de las transacciones de acciones realizadas entre Holiday Club y el cliente Holiday Club almacena las facturas de venta de acciones y la documentación relacionada con la transacción de acciones. Además de los documentos físicos, los datos personales están contenidos en el sistema de gestión de tiempo compartido, accionistas de villas y transacciones de acciones, sistemas de cuentas y posiblemente en sistemas de marketing (un cliente puede estar registrado en varios sistemas diferentes y registrarse simultáneamente). Los detalles que se recopilan y almacenan pueden incluir el nombre de una persona, fecha de nacimiento, código de identidad personal, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, dirección IP, idioma, ciudadanía, cualquier cantidad de detalles similares en un documento de viaje en caso de que el cliente no tiene un código de identificación personal, número de socio, número de cliente, fecha de compra de una acción, información sobre la propiedad o propiedad anterior, uso de un piso en propiedad (alquiler, uso personal, intercambio u otro), información sobre tutela o tutela, género, profesión, empleo, duración y naturaleza de la relación laboral, forma de hogar y número de miembros de la familia, información sobre ingresos y activos, comportamiento de pago y detalles de pago de facturas, información de seguimiento de sanciones, estado civil, prohibiciones de divulgación de datos especificados por un autoridad, detalles de una factura de venta, detalles de corretaje de alquiler, datos de un acuerdo con un operador de telecomunicaciones, detalles de pago de alquiler y otras tarifas o precio de venta relacionado con un contra relación real, detalles de segmentación de marketing, cualquier otro detalle de contacto (persona de contacto) y otros detalles enviados por el cliente.
Si la empresa concluye una operación de financiación con un accionista, el cliente debe tener en cuenta que Holiday Club actúa como intermediario de la financiación, pero la información sobre el cliente se envía al banco que ofrece dicha financiación. Con respecto a esta información, el banco actúa como controlador y los datos son almacenados en los sistemas del banco por Holiday Club. En este sentido, el cliente también debe explorar la protección de datos de la entidad financiera.
4.2 Huéspedes del hotel, clientes de alquiler y compradores de otros servicios
Los datos recopilados y almacenados de los clientes incluyen el nombre, la dirección, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, la ciudadanía, el código de identidad personal o la fecha de nacimiento de una persona si no hay un código de identidad personal, los nombres completos y los códigos de identidad personales finlandeses del cónyuge del viajero y hijos menores o fechas de nacimiento si no hay códigos de identidad personales finlandeses, el país desde el que el viajero llega a Finlandia, el número del documento de viaje del viajero, las fechas de llegada y salida del viajero a la empresa de alojamiento, motivo del alojamiento ( tiempo libre, trabajo, reunión u otro motivo).
Los únicos datos almacenados en el sistema de información de los clientes del hotel y del alquiler son el nombre de la persona, la dirección, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, la ubicación del alojamiento, las fechas del alojamiento y otros detalles esenciales y clave relacionados con el alojamiento (como el número de pernoctaciones). invitados, mascotas y necesidades especiales).
Los detalles de la tarjeta de alojamiento requerida por las Secciones 6-9 de la Ley de Operaciones de Alojamiento y Servicios de Alimentos) se recopilan sobre los clientes. Las secciones 6 a 9 de la Ley de operaciones de alojamiento y servicios alimentarios contienen detalles principales sobre qué datos deben recopilarse de los viajeros y cómo deben procesarse estos datos. Las fechas de nacimiento o los números de seguro social de las personas no se almacenan en sistemas electrónicos; en cambio, estos detalles solo se indican en una notificación al viajero. La empresa almacena las notificaciones de los viajeros durante un año a partir del período de alojamiento y se guardan en un armario cerrado con llave.
Además de las reservas de hotel, Holiday Club vende varios otros servicios que tienen sistemas separados para su uso. Para estos, la empresa puede recopilar datos personales de un cliente (como nombre, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico) además del contenido del servicio. En el contexto de las reservas de hotel y la prestación de otros servicios, la empresa también puede solicitar el consentimiento de los padres para un servicio ofrecido a un menor si es necesario por cualquier motivo, y en este contexto la empresa puede recopilar datos sobre un niño menor de edad por separado. Sin embargo, estos datos no se utilizan para ningún otro propósito que no sea la verificación de dicho permiso.
Para las reservas de tratamiento, algunos de los datos recabados sobre los clientes deben ser tratados como información de salud. Estos incluyen, en particular, los detalles de una encuesta previa realizada para los servicios de masaje, que se utiliza para establecer el estado de salud de un cliente y cualquier problema que dicho masaje pretenda solucionar. La información sobre la salud de una persona también se puede recopilar para otros tratamientos. Holiday Club procesa datos confidenciales sobre la recopilación de dicha información sobre el estado de salud de una persona. En el tratamiento de tales datos, Holiday Club cumple con las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos, la Ley sobre el Tratamiento Electrónico de Datos de Clientes en la Atención Social y Sanitaria, la Ley sobre el Estado y los Derechos de los Pacientes y el Decreto del Ministerio de Asuntos Sociales y Sanidad sobre Documentos de Pacientes , en la medida Holiday Club provee servicios cubiertos por dichas Leyes.
4.3 Comercialización
El registro de marketing incluye detalles básicos de los clientes, incluidos el nombre, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. En su comercialización, Holiday Club puede utilizar un servicio de enriquecimiento, pero dichos datos personales obtenidos no pasan a formar parte de Holiday Clubregistro de datos personales de , como se describe más adelante en la sección 'Divulgación y transferencia de datos'.
Para el marketing electrónico, también recopilamos datos sobre cuándo se ha otorgado el consentimiento para el marketing.
Holiday Club está en proceso de desarrollar un sistema CRM. Una vez que el sistema esté en funcionamiento, Holiday Club tiene la intención de comenzar a recopilar el historial de compras y datos de segmentación y otros detalles similares.
4.4 Visualización del registro de reservas
Holiday Club tiene un registro que mantiene datos sobre las personas que han sido invitadas y que han asistido a las funciones. Los detalles almacenados incluyen el nombre, la dirección, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, la fecha de visualización, la duración de la visualización, el tipo de cliente (cliente nuevo o uno que ya posee una acción), información sobre si la visualización resultó en una venta o no, y otros detalles relacionados con la ronda de visualización y esenciales para la visualización (como si la persona vino o no). El registro también contiene información sobre cualquier reserva de visualización que se haya cancelado.
4.5 Clientes de servicios corporativos
Los clientes de servicios corporativos son clientes existentes que poseen apartamentos de vacaciones en un resort o que, alternativamente, han firmado un acuerdo para comprar servicios de alojamiento. Holiday Club pone a disposición de los clientes corporativos el servicio de alojamiento y sorteo para el uso del alojamiento, y el servicio de gestión de reservas. Para dichos clientes, el registro incluye información sobre la empresa u organización a la que pertenece el cliente, número de cliente, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico y otros datos directamente relacionados con el servicio adquirido o la participación en el sorteo.
4.6 Clientes corporativos
Holiday Club mantiene un registro de clientes B-to-B separado. El registro incluye información sobre Holiday ClubLos clientes corporativos existentes y potenciales de . El registro contiene información básica sobre la empresa en cuestión y detalles básicos de su persona de contacto, como nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico. El sistema también puede incluir información sobre qué tipo de cooperación se ha realizado con la empresa y qué tipo de servicios se han ofrecido.
4.7 Cámara de vigilancia
El sistema de vigilancia por cámara almacena imágenes de video tomadas digitalmente por una cámara.
Los sistemas de tarjetas de acceso contienen detalles sobre cuándo las personas han entrado en las instalaciones y qué tarjeta se ha utilizado (como una habitación de hotel), pero dichas tarjetas de acceso no están vinculadas a ningún dato personal, por lo que no constituyen un registro personal.
4.8 Grabaciones telefónicas
Las grabaciones telefónicas almacenan automáticamente el contenido de las conversaciones telefónicas. Las llamadas se graban como archivos de sonido. Los detalles registrados de los teléfonos incluyen la hora de la conversación telefónica, el representante de servicio al cliente que respondió el teléfono, el número al que se realizó la llamada y el número de teléfono del que provino la llamada.
4.9 Formularios
Nuestra empresa utiliza varios online formas y algunas formas físicas tradicionales. El uso del formulario está indicado en la finalidad del mismo. Los formularios clave que utilizamos incluyen, por ejemplo, formularios utilizados para la asignación de reventa, corretaje de alquiler, solicitud de oferta y diferentes concursos de marketing. El contenido de la información de los formularios varía según el formulario, pero los detalles pueden incluir, por ejemplo, nombre, dirección, número de teléfono, número de correo electrónico e información sobre las acciones de propiedad.
4.10 Cookies
Holiday Club utiliza cookies para recopilar información sobre cómo y cuándo se utilizan nuestros servicios en nuestro sitio web. Los detalles recopilados pueden incluir la página desde la que un usuario se trasladó al servicio, qué sitios web y cuándo ha navegado el usuario, en qué elementos se hizo clic, qué navegador se utilizó, la resolución de la pantalla del usuario y el sistema operativo y la versión del dispositivo. .
Utilizamos cookies y otras técnicas similares para el seguimiento estadístico del número de visitantes y para medir el efecto de la publicidad. También podemos recopilar datos sobre, por ejemplo, nuestras cartas electrónicas y establecer si se abrió una carta y si el destinatario inició sesión en un enlace o entró en la tienda web. Para mejorar la usabilidad de nuestros sitios web, podemos realizar encuestas a corto plazo durante las cuales podemos almacenar información sobre los movimientos del mouse y los clics de un usuario en una página determinada.
5 Fuentes de datos
5.1 Accionistas
La fuente principal de datos es el cliente que revela datos mientras está en contacto con Holiday Club por diferentes medios. Por regla general, la mayoría de los datos se recopilan del cliente que compra una acción o reserva una cita para verlo. Incluso antes de una transacción de acciones, Holiday Club puede tener la información del cliente utilizada para hacer una reserva de visualización.
Holiday Club contacta a un cliente y lo invita a una visualización compartida utilizando los distintos registros de clientes. Se invita a los clientes a compartir visitas comunicándose con ellos por teléfono, o un cliente puede reservar una cita de visualización a través del sitio web o por teléfono. Estos detalles se transfieren al registro de reserva de visualización si se realiza una reserva para una cita de visualización. Desde allí, los detalles pueden transferirse al registro de accionistas de tiempo compartido y villas y transacciones de acciones, si el cliente adquiere una acción.
Un cliente también puede asistir a una visita después de reservar unas "vacaciones para conocer" de Holiday Club. Unas vacaciones para conocer incluyen alojamiento y una visita. Cuando un cliente reserva unas vacaciones, la empresa solicita al cliente información que se almacena tanto en el sistema de reservas del hotel como en el registro de reservas de visualización, desde donde la información puede utilizarse como datos del accionista si la persona decide adquirir un tiempo compartido.
Para los accionistas (propietarios de villas y tiempos compartidos), la empresa mantiene un registro de acciones y accionistas en nombre de las empresas inmobiliarias. El tratamiento se basa en un contrato de gestión de la propiedad firmado entre Holiday Club y las sociedades inmobiliarias. En estos casos, el accionista debe, con base en la Ley de Sociedades de Vivienda de Responsabilidad Limitada o la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada, informar su propiedad de acciones sin demora indebida, para que la propiedad de acciones pueda registrarse a nombre de la persona. Incluso en tales casos, los datos se recopilan de la persona, por regla general. En algunas situaciones, el antiguo propietario de una acción puede enviar información sobre el nuevo propietario a Holiday Club, si el nuevo accionista no ha registrado la titularidad de las acciones a su propio nombre. Podemos recopilar y actualizar detalles de comportamiento de crédito y pago e información de monitoreo de sanciones de, por ejemplo, registros mantenidos por Suomen Asiakastieto Oy. Con respecto a las transacciones de acciones, verificamos el comportamiento crediticio y de pago de una persona si ofrecemos financiamiento a un cliente para una transacción de acciones. Si un cliente adquiere una acción a través de un servicio de financiación intermediado por Holiday Club, la empresa de financiamiento puede tener canales separados para recopilar y procesar datos personales.
5.2 Cliente que requiere alojamiento
Holiday Club recopila datos sobre los huéspedes del hotel al realizar una reserva de alojamiento. Dichos datos se pueden recopilar a través de varios canales de reserva que pueden incluir Holiday Clublos propios canales de , como Holiday Club, online atención, chat, atención telefónica y correo electrónico. Los datos también se pueden almacenar en el servicio del canal de reservas, como para el proveedor de servicios de la plataforma de chat, y en los servicios de la online proveedor de servicio. Dichos proveedores de servicios son procesadores de datos, y Holiday Club ha firmado contratos sobre el procesamiento de datos con estos proveedores de servicios, asegurando que los proveedores de servicios no hagan un mal uso de los datos. Esto también se ha acordado con el proveedor del sistema que proporciona el sistema de reservas de hotel.
Holiday Club también puede recibir datos de un agente de viajes u organizador (como online canales de alojamiento y agencias de viajes). Ya que Holiday Club es el proveedor del servicio, se crea una relación contractual entre el cliente y Holiday Club. Incluso en esta relación contractual, Holiday Club, como responsable del tratamiento, trata los datos personales del mismo modo que si la reserva se hiciera directamente a través de Holiday Clublos propios canales de . Sin embargo, el cliente debe tener en cuenta que sus datos son procesados, como un controlador independiente, por cualquier administrador del canal de reservas o el agente de viajes, además de Holiday Club.
Además de hacer una reserva de alojamiento, los clientes que requieran alojamiento deben completar una notificación de viajero en la que el cliente envía cierta información.
Si la empresa está de acuerdo con el cliente en que la factura se pagará mediante una factura, puede verificar y recopilar la información crediticia del cliente. Por regla general, la facturación solo se aplica a clientes corporativos.
5.3 Cámara de vigilancia
El registro de cámaras de vigilancia consiste en grabaciones digitales transmitidas por cámaras que Holiday Club ha posicionado en los lugares necesarios. Los datos de vigilancia de la cámara se almacenan automáticamente.
Cuando un cliente utiliza una tarjeta llave en el alojamiento, esta información se almacena automáticamente en el sistema, pero la tarjeta llave no almacena ningún dato personal, por lo que no constituye un registro personal.
5.4 Cookies
Holiday Club recopila la dirección IP y datos de cookies de sus clientes cuando visitan el online Servicio. Estos datos se utilizan para marketing dirigido y para la prestación de servicios.
5.5 Online formas y formas fisicas
Por lo general, los clientes llenan formularios ya sea online o en un formulario de papel. Los datos en un formulario también pueden ser recopilados por un representante de servicio al cliente de Holiday Club.
6 Actualización de datos
Como regla general, actualizamos los datos de los clientes en función de las notificaciones enviadas por los propios clientes. La fuente de datos para tales notificaciones puede ser una parte externa además de la persona en cuestión. Nuestro objetivo es garantizar que las fuentes externas de datos sean fiables y que todos los datos y la información sean precisos. Podemos actualizar los datos en función de los detalles contenidos en el Registro de información de población, por ejemplo. Dichos datos no se actualizan en nuestros registros de forma automática, por lo que esperamos que nuestros clientes envíen una notificación de la actualización de datos a nuestra empresa, para que los datos de nuestros registros de clientes se mantengan actualizados. Podemos recopilar y actualizar datos personales en función de la información recibida de las autoridades y empresas que brindan diversos servicios (como el Servicio Postal y Aller).
7 Divulgación y transferencia de datos
Holiday Club no publica los datos personales que recaba y cumple con el deber de secreto respecto de los datos personales, salvo que la legislación o el ejercicio, o la defensa de reclamaciones le exijan lo contrario. Los registros de acciones y accionistas son documentos públicos sobre la base de la Ley de Sociedades de Vivienda de Responsabilidad Limitada y la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada, por lo que pueden divulgarse previa solicitud o pueden estar disponibles para su visualización en un lugar determinado.
Holiday Club no transfiere ningún dato fuera del Grupo excepto a los socios contractuales que proporcionan Holiday Club con una cierta función de servicio o soporte. Dichos operadores pueden ser, por ejemplo, proveedores de sistemas, proveedores de servicios relacionados con la gestión de relaciones con los clientes, proveedores de servicios de limpieza, proveedores de servicios de venta, proveedores de servicios de seguridad, partes que gestionan el cobro de deudas, servicios postales, servicios de marketing, proveedores de servicios adicionales y otros socios comerciales similares. Holiday Club ha firmado acuerdos de protección de datos con estos socios comerciales. Los acuerdos de protección de datos incluyen un acuerdo de que estas partes procesan datos personales de manera segura y solo para el propósito mencionado en el acuerdo, y sobre el estándar de seguridad de la información y cómo se debe informar cualquier violación de datos personales.
Con respecto a las cámaras de vigilancia y las tarjetas de alojamiento, los datos pueden ser revelados a las autoridades si así lo requieren. Holiday Club. En lo que respecta a los huéspedes extranjeros, las notificaciones de viajero se entregan a la policía. Los datos contenidos en las notificaciones al viajero se envían a las autoridades previa solicitud. Una notificación al viajero también puede completarse parcialmente, sobre la base de la información solicitada cuando se realiza una reserva de alojamiento.
En el contexto de las transacciones de acciones, las partes generalmente acuerdan que Holiday Club presenta una notificación del impuesto de transferencia de activos a la Autoridad Tributaria en nombre del comprador. En cuyo caso, Holiday Club revela datos personales a la Autoridad Tributaria con una notificación del impuesto sobre transmisiones patrimoniales.
Los datos no se divulgan ni transfieren fuera de la UE o del Espacio Económico Europeo (EEE) o a organizaciones internacionales. Se hace una excepción a esto en términos del sistema de administración de tiempo compartido y accionistas de villas y transacciones de acciones, porque el sistema en el que se administran estos datos es suministrado por un socio comercial de América y los servidores del sistema están ubicados en los Estados Unidos. La empresa ha firmado un acuerdo según las cláusulas contractuales tipo de la UE con dicho proveedor de sistemas, que se ha utilizado como base para garantizar la protección de datos y el tratamiento adecuado de los mismos. Es más, Holiday Club puede divulgar datos a las empresas de su grupo fuera del EEE, pero en tales casos se firman compromisos de acuerdo con las cláusulas contractuales estándar de la UE con las empresas del grupo.
Marketing adquiere un servicio de enriquecimiento de datos de un proveedor de servicios externo como un servicio adicional. A través de este servicio de enriquecimiento, los proveedores de servicios se combinan con Holiday ClubLos datos personales de la información del cliente de se utilizarán para enviar correos de marketing directo, por ejemplo, a ciertos grupos de clientes. Este servicio solo se utiliza con fines de marketing telefónico y correo directo. Los datos personales utilizados en el servicio de enriquecimiento incluyen, por ejemplo, edad, género, idioma, área residencial, tamaño del hogar, etapa de la vida y educación. Estos detalles adicionales no se transfieren como parte de Holiday Clubpropio registro de clientes, en su lugar permanecen como información en el registro del proveedor de servicios. Holiday Club divulga datos personales al procesador con el fin de implementar este servicio de enriquecimiento.
8 Periodos de almacenamiento de datos personales
Los datos recopilados con fines de marketing se borran del registro después de que la persona haya retirado el consentimiento otorgado. Los datos personales se almacenan durante un máximo de un año si el caso involucra una dirección de correo electrónico que no funciona en el registro de marketing.
En el registro de accionistas, los datos personales deben almacenarse mientras la persona sea accionista y durante 10 años después de que la persona haya renunciado a dicha propiedad de acciones. Holiday Club almacena datos sobre un antiguo accionista durante 11 años como máximo.
Los datos de una persona se almacenan en los registros de clientes de hoteles y otros servicios durante no más de cinco años a partir de la fecha en que el cliente adquirió los servicios por última vez.
Los datos personales clasificados como datos de pacientes se almacenan durante el tiempo prescrito de acuerdo con el Decreto del Ministerio de Asuntos Sociales y Salud sobre Documentos de Pacientes. Por regla general, esto significa para Holiday Club que los datos se almacenan durante 12 años después de la muerte de un paciente o, si no hay información al respecto, durante 120 años después del nacimiento del paciente. Sin embargo, no todo el material relacionado con los tratamientos está sujeto a los plazos de conservación de los documentos del paciente, y en estos casos, los datos se conservan durante un máximo de cinco años desde la prestación del servicio.
Los datos de la vigilancia con cámaras se almacenan durante un período que se considera necesario, si contienen datos que se basan en el propósito y deben ser investigados. Una vez finalizada la investigación, los datos se almacenan durante el período necesario para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales. Una vez finalizada la necesidad de almacenar dicho material, los datos se borran en un plazo de tres años. En otros casos, los datos se destruyen regularmente y se almacenan durante no más de seis meses desde la grabación.
Los datos recopilados mediante cookies se almacenan durante un máximo de tres años, según el tipo de cookie.
El período de procesamiento de los datos personales de los clientes corporativos es de tres años a partir del final del año en el que dichos datos se necesitaron por última vez para implementar un servicio en virtud del contrato de servicio en términos de la persona en cuestión.
Los datos de cuentas y cobranza de deudas y otros datos posiblemente clasificados como material contable, que pueden contener información del cliente, se almacenan durante el tiempo prescrito requerido por la Ley de Contabilidad. Por ejemplo, los comprobantes de facturas se almacenan durante seis años a partir del final del período contable correspondiente.
Las grabaciones telefónicas se almacenan durante un máximo de un mes a partir de la fecha de la llamada telefónica.
Los datos en el registro de reserva de visualización se almacenan durante un máximo de cinco años desde el momento en que la persona asistió anteriormente a una visualización de un recurso compartido.
Los datos personales en los registros de gestión y mantenimiento de la propiedad se almacenan durante 10 años como máximo. En la base de datos de clientes B-to-B, los datos personales se almacenan durante un máximo de cinco años desde el momento de la cooperación anterior con la empresa o desde el contacto más reciente entre las partes.
Datos de online los formularios relacionados con una competencia de marketing se borran dentro de los seis meses posteriores al final de la competencia. Sin embargo, si el formulario en cuestión se utilizó para dar su consentimiento a la comercialización directa o online marketing, la información sobre dicho consentimiento se almacena como se describe anteriormente con respecto al consentimiento presentado. Si los datos del formulario están relacionados con una cesión, los datos se conservan durante un máximo de cinco años desde el final del período contable en el que se implementó el servicio de acuerdo con la cesión (tiempo de alquiler, reventa).
Un accionista puede enviar una cesión de alquiler mediante un formulario enviado por correo o un documento que se encuentra en el sitio web. Almacenamos las asignaciones de alquiler durante un máximo de seis años a partir del final del año durante el cual venció la semana enviada para el alquiler. Las asignaciones se almacenan como impresiones en un espacio cerrado. Las asignaciones de alquiler también se procesan en sistemas electrónicos y se procesan como parte de los datos de un accionista, y de la manera descrita con respecto a los datos de un propietario de tiempo compartido.
Los datos de otros formularios se almacenan durante el tiempo que sea necesario con respecto a su finalidad de uso.
9 Principios de protección del registro
Derechos de acceso a Holiday ClubLos registros de están restringidos a personas que necesitan datos personales en su trabajo. La concesión de derechos de acceso se basa en las especificaciones realizadas por Holiday Club, que se basan en los procesos de la empresa. Las bases de datos utilizadas para el almacenamiento de datos y las redes de información están protegidas por medidas organizativas y técnicas. El control y la protección de los registros cumplen con la normativa aplicada en el ámbito de la UE.
Además, se ha firmado un acuerdo de protección de datos o se ha acordado la protección de datos en otro documento con todos los socios contractuales que tienen acceso a los datos personales o a quienes se transfieren los datos. Los socios contractuales deben mantener un nivel suficiente de protección de datos.
Iniciando sesión en Holiday ClubLos registros personales requieren el uso de nombres de usuario y contraseñas personales. También hemos protegido nuestro sistema por medios técnicos y administrativos.
El material manual que contiene datos personales siempre se almacena en un espacio cerrado y controlado.
10 El derecho de una persona a verificar los datos personales que le conciernen
Toda persona tiene derecho a pedir Holiday Club si la empresa procesa datos personales que le conciernen y cuáles son estos datos personales.
La forma más sencilla de solicitar datos que le conciernen a uno mismo es cumplimentando un formulario de solicitud de información en Holiday Club, online Servicio. El formulario está disponible en www.holidayclub.fi/tietolomake. Una persona también puede enviar una solicitud de información en persona o de otra manera por escrito si así lo desea.
No entregamos datos de vigilancia con cámaras porque el material también incluiría datos personales de otras personas, y esto requeriría un esfuerzo irrazonable.
No proporcionamos información sobre cookies porque las cookies no se pueden vincular automáticamente a un usuario y no podemos establecer estos detalles sin un esfuerzo irrazonable.
En la medida Holiday Club actúa como procesador en términos de un registro y no es el controlador, Holiday Club no entrega, por regla general, datos relativos a una persona; en su lugar, se debe enviar una solicitud al controlador. Esto se refiere, por ejemplo, a la financiación de clientes adquirida de una compañía financiera.
Enviaremos una respuesta a una solicitud de información lo antes posible, pero no más tarde de un mes después de recibir la solicitud de información.
Entregaremos la información bien por correo postal o por medios electrónicos, según el método de envío solicitado. Antes de entregar la información, nos esforzamos por asegurarnos de que la persona que envió la solicitud de información sea la persona en cuestión. Si tenemos motivos para dudar de la identidad de la persona que envía la solicitud, le pediremos más información.
Si una solicitud de información es injustificada o irrazonable (como solicitudes repetidas de información), podemos cobrar una tarifa razonable por cumplir con la solicitud o negarnos a entregar la información solicitada.
11 Rectificación y borrado de datos personales y derecho del interesado a solicitar la restricción del procesamiento
Si los datos personales contienen errores, una persona puede solicitar que se corrijan. Corregiremos los datos lo antes posible después de que se haya enviado una notificación de error. Los datos se pueden corregir en base a una notificación enviada por la persona o si la información sobre el asunto proviene de otra fuente confiable.
Una persona está obligada a informar Holiday Club, sin dilación indebida, de cualquier error en sus datos personales. Se puede realizar una notificación, por ejemplo, por correo electrónico a: tietosuoja@holidayclub.fi
Toda persona tiene derecho a que se eliminen del registro los datos personales que le conciernen ("derecho al olvido") una vez finalizado el período de almacenamiento, si los datos personales ya no son necesarios para los fines para los que fueron recopilados, o si el procesamiento de datos personales se basa en el consentimiento y dicho consentimiento es retirado. Los datos también se borrarán si el procesamiento de datos personales es ilegal o si Holiday Club está obligado a borrar los datos conforme a la ley.
Una persona tiene derecho a exigir Holiday Club solicitar el tratamiento de datos personales cuando:
- La persona está esperando respuesta a una solicitud de rectificación o supresión de datos.
- El procesamiento es ilegal y la persona se opone al borrado de los datos personales y, en cambio, exige que se restrinja su uso.
- Holiday Club ya no necesita dichos datos personales para fines de procesamiento de datos personales, pero la persona los necesita para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales
- La persona se ha opuesto al procesamiento de datos personales, y se establece si Holiday ClubEl interés legítimo de la persona prevalece sobre el de la persona en cuestión.
Cuando el procesamiento de datos personales se haya restringido por los motivos antes mencionados, por ejemplo, dichos datos personales solo se procesarán con el consentimiento de la persona o para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamos legales o para la protección de los derechos de otra persona natural o persona jurídica o por motivos de interés público importante. Sin embargo, esta restricción no se aplica al almacenamiento de datos personales.
12 Derecho a oponerse a los datos personales relacionados con una razón personal en particular
Sobre la base de un motivo personal particular, toda persona tiene derecho a oponerse a las medidas de procesamiento dirigidas a datos personales sobre la base de Holiday Clubel interés legítimo.
Una persona puede presentar una demanda indicando los motivos por los que se objeta dicho procesamiento. La solicitud debe enviarse por correo electrónico a: tietosuoja@holidayclub.fi. Holiday Club puede negarse a ejecutar una solicitud relativa a dicha objeción por los motivos establecidos en la ley.
13 Derecho a prohibir el marketing directo
Si los datos personales se utilizan para marketing directo, una persona puede, en cualquier momento, oponerse al uso de los datos con fines de marketing. En tal caso, los datos personales ya no se pueden procesar para este propósito. Si un cliente desea prohibir el marketing directo, la forma más sencilla de hacerlo es enviar una prohibición, por correo electrónico, a: tietosuoja@holidayclub.fi
14 Derecho a retirar el consentimiento prestado
Si el procesamiento de datos personales se basa en el consentimiento otorgado, dicho consentimiento puede retirarse en cualquier momento. La revocación del consentimiento no afecta la legalidad del procesamiento realizado antes de dicha revocación.
15 El derecho de una persona a la portabilidad de datos
Toda persona tiene derecho a recibir los datos personales que le conciernen, que le hayan sido facilitados a Holiday Club y que son tratados en base al consentimiento prestado o acuerdo, en un formato legible por máquina y el derecho a transmitir esos datos a otro responsable del tratamiento, cuando sea técnicamente factible.
Si dicha transmisión no es técnicamente factible o segura, el cliente puede, si así lo desea, entregar los datos personales recibidos sobre la base del derecho de verificación a otro controlador.